Succesverhaal – ITAA

De uitdaging

Gezocht: een professionele tool voor grip op grote hoeveelheden documenten
Vóór de implementatie van WoodWing Scienta stonden de procedures, richtlijnen en andere documentatie in pdf-vorm op de ITAA website. Elk ITAA-lid had toegang tot het intranet waar honderden documenten werden aangeboden. Door de grote hoeveelheid content was er geen sprake van enige grip op de aangeboden informatie. Bijvoorbeeld in de zin van het actueel houden van de kennis, en zicht hebben op wie welke informatie heeft gezien en gebruikt.

Waarom WoodWing Scienta?

Het ITAA koos voor WoodWing Scienta omdat dit in haar ogen de beste moderne oplossing voor de beheersbaarheid van documenten is, en je deze bovendien op een gebruiksvriendelijke manier kunt aanbieden.

Implementatie

Beheerder bij de ITAA stelt eenvoudig zelf content per abonnement samen
De content wordt door ITAA zelf ontwikkeld en voor een deel aangeleverd door een externe uitgever. Beide worden in WoodWing Scienta geplaatst. Het gebruik van de content wordt via verschillende abonnementen aangeboden die door de beheerder van ITAA worden samengesteld.

ITAA geeft elk van zijn leden een eigen WoodWing Scienta omgeving. Abonnees (of hosts, zoals ze ook wel worden genoemd) bepalen zelf van welke content ze gebruik willen maken en of ze deze in het Frans, Nederlands, of in beide talen in willen zetten. Zij kunnen de content, maar bijvoorbeeld ook de aangeboden dashboards, vervolgens waar mogelijk aanpassen aan de manier waarop ze deze binnen hun eigen organisatie willen gebruiken. Abonnees kunnen in het systeem aangeven of zelf aangebrachte wijzigingen wel of niet ongezien mogen worden overschreven op het moment dat er een update van de content beschikbaar is, of dat hun eigen wijzigingen behouden blijven.

Voordelen

Voordelen voor ITAA
Met WoodWing Scienta heeft ITAA een professionele tool om op een eenvoudige, efficiënte, en vooral ook beheersbare manier content bij haar leden te krijgen door middel van zelf samen te stellen abonnementen. In plaats van dat alle leden inloggen op hetzelfde ITAA-webportaal, zoals vroeger, heeft elk lid nu een eigen portaal wat voor een beter gespreide belasting van de IT-infrastructuur zorgt.

Alle versies van de content zijn op elk moment in te zien. Mocht een gebruiker onverhoopt een keer per ongeluk content wissen, dan kan deze altijd weer worden teruggeplaatst. Het up-to-date houden van alle informatie in het kennisportaal is ook veel eenvoudiger.
In het artikelbeheer kan de ITAA-beheerder zien hoe vaak bepaalde content over alle abonnees wordt ingezet. Dat geeft een goede indicatie van de bruikbaarheid van de aangeleverde informatie en het belang ervan voor de leden.

Voordelen voor ITAA-leden
Met het WoodWing Scienta platform beschikken ITAA-leden altijd over de laatste versie van content in hun eigen omgeving. De content wordt in een duidelijke en overzichtelijke structuur aangeboden, waarin gebruikers dankzij de krachtige zoekfunctie makkelijk hun weg vinden.

Als ITAA-leden ervoor kiezen om gebruik te maken van de uitgebreide mogelijkheden van WoodWing Scienta, dan kunnen ze nog veel meer. Denk aan het maken van:

• een eigen startpagina waar de belangrijkste informatie online wordt aangeboden
• templates in eigen huisstijl en met eigen specificaties voor bepaalde documenten
• taken voor kantoormedewerkers, bijvoorbeeld om bepaalde gewijzigde wet- en regelgeving te lezen

Evaluatie en conclusie

De implementatie van WoodWing Scienta door het ITAA heeft geleid tot een significante verbetering in de toegankelijkheid, personalisatie, en het beheer van essentiële beroepsinformatie voor haar leden. Dit platform heeft niet alleen de efficiëntie in contentbeheer en -gebruik verhoogd, maar ook de kwaliteit van de dagelijkse praktijk binnen de beroepsgroepen van belastingadviseurs en accountants verbeterd.

Door het bieden van een gebruiksvriendelijke, gepersonaliseerde omgeving en inzichtelijke controle over contentgebruik, ondersteunt ITAA effectief de professionele ontwikkeling van haar leden. WoodWing Scienta staat centraal in deze strategie, wat bewijst dat de juiste technologische oplossingen cruciaal zijn voor het bevorderen van kennisdeling en samenwerking – in elke organisatie.