Succesverhaal – Jungheinrich

De uitdaging

René: “In een bedrijf als dat van ons verwerken we dagelijks grote hoeveelheden documenten en informatie. Om dat in goede banen te leiden, gebruikten we sinds 2004 een eenvoudig archiveringssysteem. Dit voldeed in principe prima, maar in het voor ons belangrijke en arbeidsintensieve offerteproces liepen we vast.”

“Een beetje offerte vraagt om input en betrokkenheid van verschillende afdelingen – van sales tot techniek en aftersales. Accorderingsrondes verliepen serieel via een papieren postboek: iedereen moest zijn of haar informatie checken en een paraaf zetten. Ging een persoon niet akkoord met een onderdeel, dan moest het allemaal weer opnieuw. Dat maakte het uitbrengen van offertes traag, foutgevoelig en frustrerend.”

Met Xtendis zijn we overgestapt van papier en postboeken naar een modern, digitaal offerteproces dat altijd voor iedereen werkt. Daarmee hebben we de efficiëntie met zeker 30% verhoogd.

“Daarnaast zagen we dat klanten steeds hogere eisen stellen aan documentatie. Keuringsrapporten, contracten en offertes, ze moeten stuk voor stuk snel en veilig beschikbaar zijn. Fysieke dossiers en gebondenheid aan één locatie passen daar niet meer bij. Ook het hybride werken na het coronavirus maakte de noodzaak voor digitale processen groter.”

De oplossing

Ruud: “Onze oude software bood geen workflow-functionaliteit. We zijn toen in gesprek gegaan met Xtendis, dat deze mogelijkheid wél heeft. In samenwerking met hun consultants hebben we veel tijd besteed aan het uitwerken van bestaande processen als workflow: per discipline, stap voor stap. Die basis lag er al, we hoefden het alleen goed vast te leggen. Iedere afdeling weet nu precies wat er wanneer van hen wordt verwacht.”

René: “We zijn gestart met de on-premise oplossing van Xtendis en zijn later overgestapt naar de cloud. In het begin was dat spannend – zeker voor een Duitse organisatie waar zekerheid en controle cruciaal zijn. Dan helpt het dat je weet dat Xtendis aan de hoogste informatiebeveiligingsvoorschriften voldoet, zoals ISAE 3402 type II en ISO 27001.”

“Achteraf bleek dat we de overstap naar de cloud precies op het juiste moment hadden gemaakt: onze pre-sales mensen waren net overgezet op Xtendis toen corona-voorschriften bepaalden dat niemand meer naar kantoor mocht komen. Omdat onze ICT-afdeling iedereen in no-time had voorzien van een laptop kon het offertetraject gewoon doorlopen.”

Het resultaat

René: “Met Xtendis hebben we de stap gemaakt van papier en postboeken naar een modern, digitaal offerteproces dat altijd voor iedereen werkt. Even los van de fouten en frustratie van de oude manier die we daarmee hebben opgelost, denk ik dat we de efficiëntie met zeker 30% hebben verhoogd.”

“Daarnaast is de interne transparantie enorm toegenomen. Iedereen kan zien wie wat heeft goedgekeurd en wanneer. Dat is voor ons cruciaal vanwege audits bijvoorbeeld, waar het gaat om prijsaanpassingen of kortingen.”

Ruud: “Het feit dat we nu alleen nog werken met een digitaal archief scheelt enorm veel fysieke ruimte. We hebben vijf rolcontainers met papier het pand uitgereden en dat is allemaal gedigitaliseerd. De twaalf dossierkasten waar al dat papier in werd bewaard, zijn niet meer nodig en daardor komt er ruimte vrij die we heel goed voor andere dingen kunnen gebruiken.”

René: “Xtendis heeft ons veel voordelen opgeleverd, maar het belangrijkste voor mij is dat processen en administratie door de digitalisering niet meer afhankelijk zijn van personen, tijd en plaatsen. Het maakt niet uit waar je zit, of je nu op kantoor, thuis of onderweg bent; in seconden heb je het juiste document in beeld en geef je een antwoord waar klant of collega mee verder kan.”