Succesverhaal – SVC Groep

De uitdaging

Zelf vertalen van wet- en regelgeving is tijdrovend en onzeker
“Onze klanten komen uit de financiële dienstverlening: verzekeraars, banken, gevolmachtigden, adviseurs en bemiddelaars. Een heel diverse doelgroep met als gelijke noemer dat ze allemaal te maken hebben met een grote hoeveelheid wet- en regelgeving, die bovendien snel verandert. Naast de wetten zelf zijn er ook nog de uitvoerings-, vrijstellings-, en nadere regelgeving, en verwijzingen naar Europese richtlijnen. Stuk voor stuk complexe, ruime wettelijke kaders waarbij je zelf bepaalt hoe je ze invult en de toezichthouder pas achteraf beoordeelt of je het goed hebt gedaan. Zelf regels vertalen naar de eigen praktijk is behoorlijk tijdrovend en de toetsing achteraf geeft bovendien de nodige onzekerheid en daarmee onrust.”

Kant-en-klaar praktisch normenkader
“Om onze klanten tijd en onzekerheid te besparen, hebben wij een meer gedetailleerd normenkader ontwikkeld dat is gebaseerd op de geldende wetgeving en alles wat daarmee te maken heeft. We zetten grote hoeveelheden informatie om in concrete beleidsstukken, procedures en instructies en dergelijke. Hiermee kunnen dienstverleners bij alle activiteiten terugvallen op online beschikbaar gemaakte relevante kennis. Volg je onze kaders, dan weet je altijd vooraf dat je goed zit en loop je geen risico dat je regels verkeerd interpreteert.”

Waarom WoodWing Scienta

SVC Kennisportaal powered by WoodWing Scienta
“In eerste instantie boden wij generieke content aan via onze website die klanten via een abonnement konden raadplegen. Klanten moesten de documenten en informatie zelf aanpassen naar de eigen situatie én actueel houden. Al met al niet een heel gebruiksvriendelijke oplossing. Na een analyse van beschikbare softwareapplicaties in de markt hebben wij gekozen voor WoodWing Scienta. Deze software zetten we in voor het beschikbaar maken en up-to-date houden van door ons samengestelde content in de SVC Kennisportal.”

Implementatie

Intensief extern en intern gebruik
“Het grote voordeel van WoodWing Scienta voor ons als contentleverancier is dat wij op een heel eenvoudige, efficiënte manier veilig content kunnen delen met onze klanten. Je kunt specifieke content ook pushen, zodat je zeker weet dat bepaalde documenten en updates bij de juiste persoon terechtkomen. Daarnaast helpt WoodWing Scienta ons om heel zorgvuldig om te gaan met versiebeheer.”

Met WoodWing Scienta beschikken onze klanten over de juiste, actuele content zonder dat ze daar zelf moeite voor hoeven doen.

“Binnen ons eigen kantoor maken we ook heel intensief gebruik van WoodWing Scienta. Alle beschikbare informatie is nu op één plek beschikbaar. We kunnen taken aanmaken met verplichte acties voor medewerkers, bijvoorbeeld om belangrijke wetswijzigingen te lezen. Elke medewerker begint zijn of haar dag met de WoodWing Scienta startpagina. Met een aantrekkelijk overzicht van persoonlijke taken, maar ook leuke dingen zoals de ‘Gebaksdagen’ draagt deze bij aan de collegialiteit en binding tussen de medewerkers.”

Voordelen

De voordelen van het kennisportaal voor de eindklant
“Dat we WoodWing Scienta gebruiken als platform voor ons kennisportaal heeft ook voor onze klanten een aantal grote voordelen. Ze kunnen bijvoorbeeld heel makkelijk documenten naar eigen behoefte aanpassen met de WoodWing Scienta variabelen. Er gaat veel minder kennis verloren want alles wordt vastgelegd in hetzelfde portaal. Het feit dat de klant weet dat zijn processen goed op orde zijn, geeft rust bij het management.

“Maar het allergrootste voordeel van het WoodWing Scienta platform is toch wel de tijdsbesparing die je realiseert omdat je heel makkelijk kunt zoeken en elk document in no-time boven tafel krijgt. Inmiddels bedienen we meer dan 4.000 gebruikers via ons kennisportaal die stuk voor stuk baat hebben bij deze voordelen.”

De inzet van het WoodWing Scienta kennisportaal verdient zich snel terug door de tijd die je ermee bespaart. Ga je uit van een kwartier tijdswinst voor een medewerker per maand (en meestal is dit veel meer), dan heb je de kosten binnen een jaar terugverdiend.

Evaluatie en conclusie

WoodWing Scienta blijft vernieuwen
“Als leverancier van grote hoeveelheden content kan ik WoodWing Scienta zeker aanraden. Het is gewoon een heel gebruiksvriendelijke, goed werkende applicatie, met steeds meer functionaliteiten – want ze blijven vernieuwen. Dat maakt het ook een stuk makkelijker om de toegevoegde waarde aan onze klanten te laten zien.”