Wat is er nieuw in WoodWing Xtendis?

Wil je eenvoudig voldoen aan wet- en regelgeving? Of gewoon je archief gezond houden? Denk na over wettelijke bewaartermijnen en retentie-policies voor al je documentstromen. Eén overzichtelijk scherm biedt inzicht in alle bewaartermijnen. Zijn er wijzigingen nodig, pas ze eenvoudig zelf aan. Heb je rapportage nodig, met een druk op de knop krijg je het overzicht in Excel.

Heb je inzicht in welke werknemers er bij de medische dossiers mogen? Wie is gemachtigd om contract-gegevens te updaten? Welke rollen zijn gekoppeld aan het verwijderen van dossiers? Xtendis biedt inzicht op detailniveau wat welke groep of gebruiker precies mag per onderdeel van het archief. Deze archiefdelen noemen wij beveiligingszones. Het overzicht biedt rapportagemogelijkheden en kan in- en uitgeklapt worden om een samenvatting te krijgen óf juist meer detailinformatie te zien.

Externe documentdeling is nu veiliger en helemaal in je eigen huisstijl. Gedeelde bestanden tonen je logo, kleuren en afbeeldingen voor een consistente en professionele uitstraling. 

Het nieuwe responsieve design werkt op elk apparaat en maakt delen eenvoudiger. Beheerders krijgen meer grip met vervaldatums en een duidelijk dashboard dat toont wat is gedeeld. 

Veilig delen met een slimme en representatieve uitstraling. 

E-mails archiveren gaat nu moeiteloos. De nieuwe Outlook add-in voor Microsoft 365 werkt hetzelfde op web, Mac, en desktop. Snel, vertrouwd en volledig geïntegreerd. 

Archiveer met een paar klikken. Slimme functies herkennen dubbele berichten vullen metadata aan en linken direct naar Xtendis. Gearchiveerde e-mails zijn duidelijk gemarkeerd en direct deelbaar. 

Geen wachtwoorden, geen installatie nodig. Altijd actueel en veilig.

WoodWing Xtendis is nu beschikbaar in Word, PowerPoint, en Excel. Archiveer documenten veilig en direct vanuit je workflow. 

Documenten die uit Xtendis zijn gedownload blijven gekoppeld via metadata. Dit ondersteunt versiebeheer en maakt archiveren terug in het systeem eenvoudig. Voeg eenmalig metadata toe en automatiseer de rest. 

Elk bestand bevat een link naar het record in Xtendis zodat gerelateerde informatie altijd binnen handbereik is. Cloud based en altijd actueel. 

Voor grote archieven ondersteunt WoodWing Xtendis nu bloknavigatie waarmee je gemakkelijker toegang krijgt tot miljoenen records. 

Navigeer in stappen van 1000 rijen of je nu bij de nieuwste begint of oudere data bekijkt. 

Een eenvoudige maar krachtige update voor snellere rapportage en beter inzicht. 

WoodWing Xtendis maakt nu verbinding met Microsoft Graph API, waardoor gestroomlijnde toegang tot Microsoft-services zoals Azure AD, SharePoint en Teams mogelijk is. Deze integratie verbetert de beveiliging, efficiëntie en samenwerking:

• Azure Active Directory (AD) stelt bedrijven in staat om single sign-on, multi-factor authenticatie en voorwaardelijke toegang te gebruiken, wat een sterke bescherming biedt tegen cyberaanvallen. Met Microsoft Entra ID kunnen gebruikers veilig toegang krijgen tot Xtendis via hun Microsoft-account, wat zorgt voor robuuste beveiliging en gestroomlijnd inloggen.
• Xtendis integreert met SharePoint om documenten veilig te beheren en rechtstreeks vanuit SharePoint-mappen te importeren, wat naadloze controle over documentbeheer biedt en duurzame digitale archivering garandeert.
• Microsoft Teams is een hub voor samenwerking, maar de ongestructureerde gegevens kunnen de beschikbaarheid en duurzaamheid beïnvloeden. Xtendis organiseert deze informatie naadloos en zorgt voor gestructureerde opslag en toegankelijkheid zonder tussenkomst van de gebruiker.

WoodWing Xtendis is nu NEN 7510 gecertificeerd voor informatiebeveiliging in de gezondheidszorg, wat zorgt voor strengere normen voor de privacy van patiëntgegevens en toegangscontrole. Deze certificering versterkt onze toewijding aan het leveren van het hoogste niveau van gegevensbeveiliging voor onze klanten in de gezondheidszorg.

WoodWing Xtendis is nu NEN 16175-1 gecertificeerd voor Record Management, waarmee het voldoet aan de eisen van de Nederlandse overheid. Deze certificering, naast onze ISO 27001 en ISAE 3402 Type II referenties, toont aan dat Xtendis voldoet aan de eisen en uitmunt in veilig documentbeheer.

Het beschermen van persoonlijke gegevens is van cruciaal belang, en onze nieuwe anonimiseren-functie in WoodWing Xtendis ondersteunt AVG-compliance door gevoelige informatie te verbergen terwijl de bruikbaarheid van documenten behouden blijft. Geanonimiseerde documenten blijven veilig binnen het documentbeheersysteem, waardoor volledige controle wordt gegarandeerd en het risico op datalekken wordt verkleind.

Aangezien e-mail het primaire kanaal voor poststukken wordt, stroomlijnt WoodWing Xtendis deze stroom door de herkenning, classificatie en verwerking van berichten en bijlagen te automatiseren. Dit vermindert de tussenkomst van de gebruiker en kan workflows triggeren voor acties zoals verwerking of anonimisering, vergelijkbaar met het verwerken van fysieke post.

De voordelen van deze functionaliteit voor de gebruiker zijn:

• Minimale betrokkenheid van de gebruiker;
• Geautomatiseerde herkenning en classificatie van e-mails en bijlagen;
• Volledig geautomatiseerde anonimisering van gevoelige informatie;
• Naadloze controle over verschillende processen voor zowel elektronische als fysieke post.

Gekoppelde indexen zijn verbeterd om eindgebruikers te helpen de juiste metadata aan documenten te geven. Je kunt deze functie nu in- of uitschakelen voor het zoekscherm en het bewerken van gekoppelde indexcombinaties is direct mogelijk vanaf het web in functioneel beheer. 

WoodWing Xtendis ondersteunt nu het HEIC-afbeeldingsformaat, dat vaak gebruikt wordt door Apple iPhones. Deze verbetering zorgt ervoor dat inkomende e-mails met HEIC-afbeeldingen naadloos worden geconverteerd naar een archiveringsformaat voor de lange termijn, waardoor de integriteit en toegankelijkheid van deze afbeeldingen behouden blijft. Daarnaast kunnen foto's die gemaakt zijn met Apple-apparaten direct geüpload worden naar WoodWing Xtendis en opgeslagen worden in formaten die geschikt zijn voor langetermijnarchivering.

Gebruikers kunnen documenten en gegevens importeren van verschillende cloudproviders, zoals Microsoft Azure en AWS, en deze opslaan in WoodWing Xtendis.

De Xtendis Service Bus vereenvoudigt de communicatie tussen je softwareapplicaties en zorgt voor soepele en efficiënte workflows. Voor woningcorporaties bieden we een volledige “standaard”-integratie met de verschillende oplossingen van ZIG Operations en ZIG Online, voor een betere service en betrouwbaarheid.
 
We kunnen de Xtendis Service Bus ook inzetten om WoodWing Xtendis te integreren met je primaire applicaties, afgestemd op jouw specifieke behoeften voor een naadloze werking.

Het beheren van de manier waarop gegevens worden weergegeven in WoodWing Xtendis is zojuist eenvoudiger geworden in versie 7.1. Met deze update kunnen gebruikers alle relevante lay-outs direct in de applicatie beheren op basis van machtigingen. Of het nu gaat om de gegevensweergave, zoekformulieren, indexeringsformulieren of document- en bestandseigenschappen, je hebt nu volledige controle.

Bestanden uploaden naar WoodWing Xtendis is nu intuïtiever en efficiënter. Sleep bestanden gewoon naar het dashboard of de uploadpagina, of zelfs naar een bestaand document of bestand. Deze nieuwe functie maakt het eenvoudig om bestanden aan het archief toe te voegen door ze over de eigenschappen te slepen. Bovendien kun je er met de nieuwe bestandsvoorbeeldfunctie vanaf het begin voor zorgen dat je de juiste eigenschappen (metadata) toevoegt. 

WoodWing Xtendis 7.1 verbetert de compatibiliteit met verschillende regio's door verschillende datumnotaties te ondersteunen. Of je nu de voorkeur geeft aan de Amerikaans-Engelse of de Brits-Engelse datumnotatie, de applicatie past zich automatisch aan de juiste cultuur/ regio aan. Bovendien kun je de datumformaten via lay-outbeheer aanpassen aan je behoeften. 

Introductie van een compleet nieuwe gebruikersinterface voor WoodWing Xtendis 7.0. Deze interface is ontwikkeld in samenwerking met design- en UX-experts en biedt een aanzienlijk snellere en intuïtievere gebruikerservaring.

WoodWing Xtendis 7.0 heeft een verbeterde ‘uniform zoeken’-functie. Voorheen waren de zoekopties beperkt tot specifieke indexen, zoals documenttype of factuurnummer. Nu kun je direct vanuit het dashboard snelle zoekopdrachten uitvoeren in alle indexen. De zoekmachine is volledig vernieuwd om optimale resultaten te leveren voor alle trefwoorden, en de werking kan verder worden aangepast via de archiefaanpassing.

WoodWing Xtendis-documenten zijn ontworpen met functies die context en structuur bieden binnen het archief. Deze structuur kan nu nog effectiever gebruikt worden met de nieuwe ‘uitgebreid zoeken’-functionaliteit. Configureer één of meer document- en/ of dossiereigenschappen om je zoekopdracht automatisch uit te breiden. Je kunt bijvoorbeeld alle correspondentie met betrekking tot een factuur doorzoeken, alle informatie verzamelen op basis van een klantnummer, of alle relevante documenten voor een specifiek project vinden.