AO/IB en AO/IC: wat zijn het (en wat is het verschil?)

Ten eerste: wat is AO?

AO staat voor Administratieve Organisatie. Kort gezegd refereert de term aan de manier waarop een controller of accountant naar een organisatie kijkt. Een accountant ziet bedrijfsprocessen waarin potentiële risico's schuilgaan, controle nodig is (bijvoorbeeld om fraude of witwassen tegen te gaan) of een scheiding van functies en verantwoordelijkheden noodzakelijk is. Met dergelijke processen is veel geld gemoeid.

Een belangrijke stap in deze processen is het vastleggen en beschrijven van de AO. Dat is nog niet zo makkelijk, want tegenwoordig houdt dat veel meer in dan simpelweg het in kaart brengen van de financiële processen. ICT of HRM, en de processen waarbij die afdelingen betrokken zijn, spelen nu ook een belangrijke rol binnen organisaties. De AO moet een accurate blauwdruk van je organisatie zijn.

AO en de PDCA cirkel

Naast AO zijn er nog twee elementen die we moeten verklaren: IC (Interne Controle) en IB (Interne Beheersing). Er bestaat nog wel eens spraakverwarring over AO/IB en AO/IC. De termen worden ook vaak door elkaar gebruikt. Toch is er wel degelijk een verschil tussen controleren (AO/IC) en beheersen (AO/IB). 

Interne controle (AO/IC)

De interne controle is een onderdeel van de interne beheersmaatregelen. Een goed ingerichte AO/IB controleert dus niet alleen processen, maar beheerst ze ook, en stuurt ze waar nodig ook aan. Om dit verder uit te leggen, gebruiken we de PDCA cirkel – of cyclus – van William Deming.

Deze Plan-Do-Check-Act cyclus is het bekendste voorbeeld van het continue verbeteren van de kwaliteit van je organisatie. Daarvoor moet je wel processen beheersen. En als je ze beheerst, kan je ze ook verbeteren. Wie daarentegen alleen processen controleert (om te zien of een proces aan de gestelde eisen voldoet) doorloopt de cirkel maar voor driekwart; namelijk tot aan de ‘Check’-fase in de cyclus. Het proces is gecontroleerd, het voldoet aan de voorwaarden (of niet) en wordt gerapporteerd aan het management.

Interne beheersing (AO/IB)

Wie aan interne beheersing doet, doorloopt wél de volledige PDCA cirkel. In dat geval ga je dus daadwerkelijk aan de slag met de verbeterpunten die je in het controleproces hebt gevonden. Je beheerst processen door ze te evalueren en vervolgens (indien nodig) te optimaliseren. Natuurlijk documenteer je dit goed, zodat jijzelf en anderen in de organisatie precies weten wat er is veranderd in een proces.

En wat is dan een AO/IC handboek?

AO/IC wordt vaak in één adem genoemd met een handboek AO/IC of handboek AO/IB. Wat zijn dat precies voor handboeken? Er bestaat een wezenlijk verschil tussen de AO (administratieve organisatie) en een handboek AO/IC, waar veel vragen over bestaan. De AO is een soort beschrijving van de interne organisatie, gezien door een financiële bril. Dat is echter niet hetzelfde als een handboek AO/IC.

Een AO/IC-handboek wordt gebruikt door de directie (of door de afdeling planning & control in grotere organisaties) om processen te controleren. In handboeken AO/IC staat bijvoorbeeld beschreven hoe je processen moet beoordelen, welke controle-checklists je daarbij moet hanteren, hoe steekproefsgewijze controles precies moeten verlopen en hoe je al deze stappen op juiste wijze rapporteert.

Een AO/IC-handboek is in feite dus niets meer dan een leidraad die ondersteuning biedt bij het controleren van processen. De AO en het AO/IC-handboek zijn dus echt twee hele verschillende zaken, hoewel ze zeker aan elkaar gerelateerd zijn.

Ben je benieuwd hoe je in WoodWing Scienta direct aan de slag kunt gaan met AO/IB en AO/IC? Klik dan op de button hieronder om een afspraak te maken met één van onze experts – zij laten je graag meer zien.