Nieuwe accountancy regels vragen om aantoonbaar kwaliteitsmanagement

 
Waar kwaliteit in het verleden vooral werd geborgd met interne afspraken en losse vastleggingen in de vorm van instructies, werkprogramma’s en checklists, draait het bij SKM1 om aantoonbaar kwaliteitsmanagement. Die aantoonbaarheid zou tot uiting moeten komen in een goede samenhang tussen kwaliteitsdoelstellingen, kwaliteitsrisico’s en maatregelen met als doel om van accountantskantoren – meer dan nu het geval is – ‘lerende’ organisaties te maken en daarmee de kwaliteit van de accountancysector in zijn geheel naar een nóg hoger niveau te tillen. Alles met een continue focus op verbetering en aantoonbaarheid.

Novak speelt voor mkb-accountantskantoren een belangrijke rol in de transitie naar de nieuwe accountancy regels. Voor deze kantoren is een ‘SKM-proof’ kwaliteitsmanagementsysteem beschikbaar waarmee kantoren volledig worden ontzorgd: het Novak Kwaliteitssysteem. De basis van de transitie naar SKM-bestendigheid zit hem in het nieuwe Quality Framework Accountancy (QFA) dat hierin is geïntegreerd. Dit framework is ook beschikbaar voor kantoren met eigen handboeken die op zoek zijn naar een ‘kapstok’ om eigen content aan te laten sluiten op de nieuwe kantoorregelgeving.

Nieuwe standaard voor kwaliteitsmanagement (SKM)

SKM1 (Standaard voor kwaliteitsmanagement) vervangt niet alleen de NVKS, maar dwingt kantoren ook om bewuster met kwaliteit om te gaan. Eerst denken, dan doen. Het betekent dat wat veel kantoren al goed deden, nu formeel moet worden vastgelegd. Dit geldt ook voor zaken die nu nog niet (helemaal) goed gaan, inclusief een vastlegging van het herstel ervan. Het gaat erom aan te tonen dat kwaliteit niet toevallig ontstaat, maar dat er bewust op wordt gefocust, gemonitord en verbeterd.

Novak Kwaliteitssysteem biedt praktische oplossing

Voor mkb-accountants die zich inmiddels in de nieuwe accountancy regels hebben verdiept, voelt SKM1 als een flinke uitdaging. Daarnaast roept het veel vragen op omdat deze regelgeving ‘schaalbaar’ is. Hoe weet ik nu wat voor mijn kantoor van toepassing is? De nieuwe regelgeving vraagt meer structuur, aandacht en documentatie en kost daardoor ook meer tijd.

Zowel voor gebruikers van het Novak Kwaliteitssysteem als voor kantoren met eigen handboeken ontwikkelde Novak het Quality Framework Accountancy in de bestaande kwaliteitsmanagementsoftware WoodWing Scienta. Een framework dat onder meer de technische functionaliteiten in de software omvat waarmee gebruikers efficiënt:

• Kwaliteitsdoelstellingen kunnen vastleggen
• Kwaliteitsrisico's kunnen identificeren en deze koppelen aan de kwaliteitsdoelstellingen waarvoor zij een bedreiging vormen
• Maatregelen kunnen definiëren en koppelen aan de kwaliteitsrisico's om deze te verkleinen

Hergebruiken wat er al is

De overgang van NVKS naar SKM1 is ingrijpend, maar het is écht niet zo dat de wereld voor accountantskantoren opnieuw start met deze nieuwe accountancy regels. Daarom heeft Novak ervoor gekozen om het QFA te integreren in het bestaande Novak Kwaliteitssysteem. Het vormt als het ware een schil om de huidige content van het kwaliteitssysteem heen die compleet is afgestemd op de nieuwe kantoorregelgeving.

Op dit moment zijn accountantsorganisaties met een reguliere Wta-vergunning volop bezig om de transitie naar SKM1 vorm te geven. Met het QFA biedt Novak deze organisaties een praktische tool en bijbehorende ondersteuning om de transitie naar SKM1 zo efficiënt mogelijk vorm te geven en te sturen.

WoodWing Scienta: het technisch fundament

Kwaliteitsdoelstellingen, kwaliteitsrisico's en maatregelen vastleggen in Microsoft Word of Excel kan een prima basis zijn om de samenhang tussen deze drie elementen in kaart te brengen. Dit als uitgangspunt nemen voor een compleet SKM1-proof kwaliteitsmanagementsysteem is echter niet voldoende, tenzij je een eenmanskantoor hebt. Sinds 2007 is het Novak Kwaliteitssysteem uitsluitend beschikbaar in de software van WoodWing Scienta. In samenwerking met WoodWing Scienta ontwikkelde Novak het nieuwe, naadloos op het bestaande Novak Kwaliteitssysteem aansluitende QFA om mkb-accountantskantoren een geïntegreerde oplossing aan te kunnen bieden waarin kwaliteitsdoelstellingen, kwaliteitsrisico's en maatregelen inclusief monitoring, herstel en evaluatie direct met elkaar zijn verbonden. Op dusdanige wijze dat de aandacht voor kwaliteit binnen het accountantskantoor ook écht aantoonbaar is.

Nu is er dus een praktische oplossing waarvan zowel kleine als middelgrote accountantskantoren gebruik kunnen maken. De software biedt daarnaast diverse handigheden, zoals de optie om overzichten en ‘to do’-lijstjes te creëren, en maakt het ontwikkelproces op het gebied van kwaliteit inzichtelijk en overzichtelijk. Bovendien bepaal je als gebruiker zélf hoe rigide het QFA moet zijn.

Gefaseerde implementatie van nieuwe accountancy regels

De invoering van SKM1 vindt in fases plaats: per 1 januari 2026 stappen accountantsorganisaties met een reguliere Wta-vergunning over; per 1 januari 2027 doen alle overige accountantskantoren hetzelfde. In de praktijk blijkt dat het met name grotere kantoren zijn die op dit moment bezig zijn met de implementatie van SKM1, terwijl kleine kantoren nog geen idee hebben wat er op hen afkomt.

Meer vastlegging, efficiëntere aandacht, hogere kwaliteit

De overgang van NVKS naar SKM1 betekent dat kantoren meer moeten gaan vastleggen. Vastlegging van zaken die er écht toe doen, met een focus op zaken die niet goed gaan en situaties waarin wet- en regelgeving niet of onvoldoende wordt nageleefd. De nieuwe accountancy regels zijn daardoor een stuk doelgerichter, wat kansen voor zowel accountantskantoren als de accountancy-sector in zijn geheel biedt. Door kwaliteitsmanagement structureel en aantoonbaar te organiseren, professionaliseert namelijk niet alleen het accountantskantoor maar – uiteindelijk – de hele accountancysector.

Samen met Novak

De transitie die SKM1 met zich meebrengt – een continue focus op leren en verbeteren en daarmee op aantoonbare kwaliteit – is onomkeerbaar. Ook in andere branches is deze risicogerichte ontwikkeling inmiddels ingezet. Accountantskantoren zullen moeten leren om hier een concrete invulling aan te geven. Novak ondersteunt de mkb-accountantskantoren hierbij in de volle breedte, onder meer met diverse gratis webinars (eind 2025 en gedurende heel 2026) om leden te informeren over wat er op hen afkomt en wat de impact van de nieuwe SKM1 accountancy regels zal zijn.

Ook zal Novak diverse cursussen aanbieden waarvoor leden zch kunnen inschrijven via de website van Novak Opleidingen. Daarnaast is er zoals gezegd het ‘SKM-proof’ Novak Kwaliteitssysteem inclusief het geïntegreerde QFA, dat in zijn geheel beschikbaar is in WoodWing Scienta. Kantoren die hun eigen handboeken willen blijven gebruiken, hoeven niet te wanhopen: het QFA kan ook in die handboeken worden geïntegreerd.

Voor het geval het nog niet duidelijk mocht zijn: Novak biedt eigenlijk alles wat het MKB-accountantskantoor nodig heeft om serieus en effectief met SKM1 aan de slag te gaan! Met de op stapel staande ingrijpende veranderingen in het vooruitzicht is het toch fijn om te weten dat je er als accountantskantoor niet alleen voorstaat.

Marcel Kurvers is sinds 2006 projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem en werkzaam als externe kwaliteitsmanager voor mkb-accountantskantoren. Vanuit zijn onderneming 2-advise is hij gespecialiseerd in het ontwikkelen en onderhouden van praktische kwaliteitsstandaarden voor accountants, fiscalisten en salarisprofessionals. Hij richt zich dan ook op het structureel verbeteren van de kwaliteit binnen deze beroepsgroepen voor ruim 90 mkb-kantoren. Met een team van experts uit het netwerk werkt hij aan het verder versterken van professionele branchestandaarden.