Klaar voor toekomstige audits? Veelgestelde vragen over ISO 9001:2026

De planning: wanneer en hoe stap je over?

Wanneer is het ideale moment om de overstap naar ISO 9001:2026 te maken?

Het meest praktische moment is om de transitie te laten samenvallen met je hercertificering, omdat je systeem dan toch al volledig wordt doorgelicht. Hoewel je tot ongeveer het derde kwartaal van 2029 de tijd hebt, is het verstandig om nu al een gap-analyse uit te voeren zodat je niet op het laatste moment onder druk komt te staan.

Kan ik ook tijdens een reguliere periodieke audit overstappen?

In principe is dit mogelijk, maar overleg dit altijd vooraf met je certificatie-instelling. Zij bepalen of er extra stappen of tijd nodig zijn voor de overgang. Bij eerdere normwijzigingen was dit een gebruikelijke route.

Wij zijn momenteel bezig met onze eerste certificering. Moeten we wachten op de nieuwe norm?

Zeker niet. Bouw je systeem gewoon op op basis van de huidige ISO 9001:2015-norm. Alles wat je nu opzet, blijft direct bruikbaar en vormt een solide, toekomstbestendige basis voor de update naar de variant van 2026.

Integratie en cultuur: meer dan alleen papier

Moeten ons kwaliteitsbeleid en ondernemingsplan nu één document worden?

Nee, dat hoeft niet – maar ze mogen geen gescheiden werelden meer zijn en moeten goed op elkaar aansluiten. De norm verlangt dat kwaliteit integraal onderdeel is van je bedrijfsvoering. Je kunt dit bereiken door je kwaliteitsbeleid te laten verwijzen naar je strategische doelstellingen, of door je kwaliteitsdoelen in een paragraaf ‘Kwaliteit’ op te nemen in je jaarplan. Ook kun je de managementreview integreren in je reguliere bedrijfscyclus – bijvoorbeeld als vast agenda-item tijdens je kwartaaloverleg met de directie. Het doel is dat het beleid ‘leeft’ in plaats van in een lade te liggen tot de volgende audit.  

Hoe bewijs je een ‘kwaliteitscultuur’ tijdens een audit?

Dit is een van de punten waar veel organisaties tegenop zien, omdat je dit niet simpelweg met een document kunt aantonen. Een auditor zal tijdens de audit gesprekken voeren met teams om te toetsen of de visie écht gedragen wordt. Je bewijst dit met acties: denk aan onboarding-programma’s, bewustwordingssessies en het meten van gedrag.

Wat wordt er verwacht op het gebied van ethisch gedrag?

Hoewel ethiek deels subjectief is, kun je het heel concreet maken. Het gaat erom dat je laat zien hoe je belangrijke waarden borgt. Denk aan een duidelijke gedragscode, transparantie naar klanten als er iets misgaat, en een veilige organisatiecultuur waarin fouten gemeld mogen worden.

Technologie en procesveranderingen

Dekt onze ISO 27001-certificering de risico's van nieuwe technologieën (zoals AI)?

Slechts gedeeltelijk. ISO 27001 richt zich op de beveiliging van informatie, terwijl ISO 9001:2026 breder kijkt. Je moet nadenken over de impact van technologie op je processen, je concurrentiepositie en de relatie met je klanten.

Worden ‘Ontwerp en Ontwikkeling’ nu verplicht voor iedereen?

Nee, je kunt deze paragraaf (clausule 8.3) nog steeds uitsluiten als deze niet van toepassing is. De tekst is nu echter breder ingestoken en beter toepasbaar op dienstverlening en agile werkwijzen. Kijk er dus kritisch naar; het zou voor jouw organisatie nu relevanter kunnen zijn dan voorheen – zelfs als je geen R&D-afdeling hebt. 

Veranderen de eisen voor documentatie?

De lijn van de vorige revisie wordt doorgezet: het draait niet om de hoeveelheid papier, maar om de herleidbaarheid. Informatie moet traceerbaar zijn als bewijs, maar het format is minder belangrijk dan de aantoonbaarheid van je processen.

De rol van AI bij je implementatie

Kan ik AI (zoals ChatGPT) gebruiken voor de implementatie?

AI is een fantastisch hulpmiddel om tijd te besparen bij het opstellen van teksten, procedures of een eerste opzet voor een gap-analyse. Maar let op: de essentie van de nieuwe norm – leiderschap, ethisch gedrag, de kwaliteitscultuur en hoe je mensen denken en handelen – kan AI niet voor je overnemen. Een auditor wil niet weten of je documenten kloppen; hij wil zien dat het kwaliteitsbewustzijn in de hoofden en harten van je medewerkers zit. Het bewijs daarvoor moet uit je organisatie komen, niet uit een taalmodel.