Waarom IT-strategieën falen zonder een solide informatiebeheerplan

De valkuil van IT-investeringen zonder duidelijke informatiestructuur

Veel organisaties investeren jaarlijks miljoenen in (nieuwe) IT-systemen – ERP-systemen bijvoorbeeld, maar ook CRM-tools en AI-oplossingen. Ondanks die investeringen bereiken dergelijke bedrijven lang niet altijd het gewenste resultaat. Maar hoe komt dt eigenlijk? Het is simpeler dan je denkt: je kan de meest fantastishe software voor je laten werken zoveel en zo hard als je wilt, maar uiteindelijk zijn ook deze systemen afhankelijk van de kwaliteit van de informatie die je erin stopt.

Een geavanceerd IT-platform, ook wel tech stack genoemd, is in de volgende situaties van schrikbarend weinig nut:

• Als data versnipperd is over verschillende systemen en afdelingen
• Als medewerkers nog steeds niet weten waar ze actuele documenten kunnen vinden
• Als er geen duidelijke structuur is voor het opslaan, delen en beveiligen van informatie

Zonder een solide informatiebeheerplan haal je zelfs uit de beste IT-investering niet het gewenste resultaat. Bovendien benut je de mogelijkheden van het aangeschafte systeem verre van optimaal.

Wat gebeurt er in een organisatie met informatie als informatiemanagement ontbreekt?

Wanneer informatiebeheer ontbreekt, ontstaan er al snel datasilo’s doordat afdelingen hun eigen opslagmethodes creëren en een centrale informatiebron, een single source of truth, ontbreekt. Het gevolg daarvan is gebrekkige adoptie van nieuwe IT-oplossingen, simpelweg omdat medewerkers geen overzicht hebben van de beschikbare informatie en daardoor logischerwijs de meerwaarde van nieuwe systemen niet kennen en ook niet gaan ondervinden – tenzij de organisatie een passende informatiemanagementstrategie en een daarnaan gekoppeld informatiebeheerplan ontwikkelt. Bovendien loopt een organisatie door versnipperd informatiemanagement grote compliance-risico’s, omdat inconsistente documentatie de kans op datalekken en boetes vanwege het niet naleven van wetgeving, zoals de AVG/GDPR, vergroot.

Informatiebeheer integreren in je IT-strategie

Een succesvolle IT-strategie begint met een duidelijke visie op informatiemanagement. Om die te ontwikkelen, kun je de volgende stappen direct in praktijk brengen:

• Ga vanaf het begin met informatiemanagement aan de slag: zie het niet als bijzaak, maar als het fundament onder je hele IT-structuur
• Zorg voor centrale opslag van documenten: gebruik tools die integreren met je bestaande systemen en helpen om een ‘single source of truth’ te creëren
• Automatiseer workflows: maak gebruik van slimme zoekfuncties, metadata en AI om informatie sneller toegankelijk te maken
  
  

Conclusie: sterke IT begint met sterke informatiebeheerprincipes

Een goede IT-strategie neemt meer dan alleen technologie in overweging. Zo'n strategie vereist namelijk een solide aanpak voor het beheren, beveiligen en delen van informatie. Wil je écht rendement halen uit je IT-investeringen? Zorg dan dat je bij de basis begint: een goed gestructureerd informatiebeheerplan. Volg de stappen in dat plan en sla geen cruciale stappen over.

Wil je de volgende stap zetten? Plan een adviesgesprek met de experts van WoodWing Xtendis over het informatiebeheer van jouw organisatie om te zien waar je organisatie kan verbeteren.