Waarom je workflow embedded AI nodig heeft

AI kan de manier veranderen waarop teams content plannen, creëren en leveren, maar alleen als het gebaseerd is op goed gestructureerde processen. Dat is waar de aanpak van WoodWing – de combinatie van krachtige software met decennialange ervaring in workflows – het verschil maakt.

Wat is embedded AI?

Embedded AI verwijst naar kunstmatige intelligentie die direct is geïntegreerd in de tools die je teams al gebruiken – in plaats van het gebruiken van externe applicaties of plug-ins. We ontwikkelen embedded AI-toepassingen om workflows naadloos te ondersteunen, zodat teams repetitieve taken sneller kunnen uitvoeren, slimmere beslissingen kunnen nemen en zich meer kunnen richten op creatief of strategisch werk.

In WoodWing Studio helpt embedded AI redacteuren en ontwerpers door lay-outs te optimaliseren, kopij aan te passen en in realtime suggesties te genereren. In WoodWing Assets helpt AI bij het automatisch taggen, organiseren en terugvinden van digitale assets, waardoor de consistentie en vindbaarheid wordt verbeterd.

De resultaten zijn precies waar je vooraf op had ingezet: minder handmatige stappen, minder schakelen tussen tools en meer tijd voor meer zinvol werk.

Van handmatige processen naar intelligente workflows

Voor veel organisaties is de grootste uitdaging niet het implementeren van AI, maar het klaarstomen van hun workflows voor AI. Niet-gekoppelde systemen, inconsistente processen en onduidelijke verantwoordelijkheden kunnen leiden tot inefficiënties die met AI alleen niet kunnen worden opgelost. Embedded AI kan teams helpen sneller te werken, maar het versterkt ook alles wat al gebeurt in je workflow. Je moet het zo zien: embedded AI zal een goed gestructureerde workflow efficiënter maken, maar een chaotische workflow zal met embedded AI alleen maar sneller chaos creëren.

Daarom begint een succesvolle toepassing van AI met procesoptimalisatie.

Optimaliseer eerst processen voor een solide basis

AI versterkt wat er al is – goed of slecht. Zonder duidelijk gedefinieerde workflows, versiebeheer of consistente metadata kunnen AI-gestuurde systemen snel aan betrouwbaarheid verliezen. Als dat gebeurt, worden fouten geautomatiseerd, worden inconsistente gegevens moeilijker te detecteren en zal het gebruik van AI je organisatie niet ten goede komen. Je moet eerst goed voorbereidend werk doen voordat je zelfs maar kan denken aan het implementeren van AI. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat je workflows efficiënt zijn, dat je data gestructureerd is en dat je governancekader solide is.

Dit is waar WoodWing Professional Services een cruciale rol speelt. Met tientallen jaren ervaring in contentproductie, publicatie- en informatiebeheer kunnen onze deskundige consultants:

• Bestaande workflows analyseren en wrijvingspunten identificeren
• Processen herontwerpen voor efficiëntie en samenwerking
• Zorgen voor naadloze integratie tussen systemen zoals Studio, Assets en tools van derden

Deze aanpak zorgt ervoor dat AI alleen wordt ingebed in workflows die stabiel, controleerbaar en schaalbaar zijn. Tegelijkertijd wordt voorkomen dat AI wordt ingebouwd als een extra laag bovenop toch al inefficiënte workflows.

Neem WoodWing Scienta, een platform voor kwaliteitsbeheer door processen te stroomlijnen, risico's in kaart te brengen en te beperken, en kennis te kanaliseren en te delen. Door AI te benutten om gebruikersinteracties en -voorkeuren te analyseren, kan Scienta gepersonaliseerde aanbevelingen en inzichten bieden, waardoor het voor gebruikers makkelijker wordt om door complexe kwaliteitsmanagementprocessen te navigeren. Deze gepersonaliseerde aanpak verhoogt de gebruikerstevredenheid en zorgt ook voor een betere compliance en operationele discipline.

Praktijkvoorbeelden van hoe WoodWing helpt

De volgende voorbeelden laten duidelijk het belang zien van het stroomlijnen en finetunen van processen. Want de eenvoudige waarheid is dat AI het beste werkt als processen eerst werken.

WoodWing Studio: AI voor slimmer publiceren

Voordat we AI-gestuurde lay-outautomatisering of copyfitassistenten introduceren, helpen we uitgevers hun redactionele workflows te stroomlijnen: teams, templates en revisiecycli op elkaar afstemmen om knelpunten te verminderen. Als de workflows eenmaal stabiel zijn en goed functioneren, kunnen embedded AI-functies de productie dubbel zo snel maken, terwijl de volledige redactionele controle en merkconsistentie intact blijft.

WoodWing-assets: AI voor georganiseerde content

AI voor automatisch taggen en zoeken is alleen effectief als het gebeurt op basis van een duidelijke taxonomie en metadatastrategie. Daarom helpen we organisaties eerst met het structureren en standaardiseren van hun metadata. Daarna kan AI assets automatisch verrijken en classificeren, waardoor zowel de compliance als de toegankelijkheid worden verbeterd.

Menselijke fouten zijn een onvermijdelijk onderdeel van elk handmatig proces, maar ze kunnen tot een minimum worden beperkt met behulp van embedded AI. Door data-analyse te automatiseren en realtime inzichten te leveren, laat AI gebruikers beter geïnformeerde beslissingen nemen en krimpt het risico op kostbare fouten.

WoodWing Assets illustreert dit door AI te gebruiken om te zorgen voor nauwkeurige metadata tagging en asset management. Dit vermindert de kans op fouten die kunnen optreden als gebruikers handmatig data invoeren, en zorgt ervoor dat digitale assets op de juiste manier worden gecategoriseerd en gemakkelijk terug te vinden zijn. Dit ondersteunt op zijn beurt beter geïnformeerde besluitvorming en het efficiënt gebruik van assets.

De realiteit is niet plug-and-play

Veel organisaties onderschatten wat er nodig is om AI succesvol te integreren in hun workflows. Dit moet je niet (te) lichtvaardig op te vatten – het vereist diepgaand technisch inzicht, procesbewustzijn en goed verandermanagement. Bij dit soort processen is ervaring belangrijk: WoodWing heeft honderden organisaties geholpen hun workflows te herdefiniëren – niet alleen door technologie te leveren, maar door teams te helpen hun manier van werken te herontwerpen.

We hebben het al eerder gezegd: AI kan menselijke expertise niet vervangen. Het kan deze echter wél versterken. En dat is hoe onze gecombineerde technologie- en adviesaanpak langetermijnresultaten oplevert.

Toekomstbestendige workflow voor concurrentievoordeel

Door AI uitsluitend te integreren in goed geoptimaliseerde workflows – met de strategische begeleiding van ervaren partners – zorg je ervoor dat je organisatie klaar is om nieuwe uitdagingen aan te gaan en kansen te pakken.

Het gaat niet alleen om het implementeren van nieuwe technologie, maar ook om het fundamenteel versterken van de manier waarop je organisatie werkt. Embedded AI is de logische volgende stap – het verbeteren van de samenwerking, het versnellen van de output en het voorbereiden van je teams op alles wat komen gaat.