Succesverhaal – Ionbond

De uitdaging

Herbert: “In eerste instantie maakten wij voor het ondersteunen van het kwaliteitsmanagementproces gebruik van een omvangrijk en ingewikkeld softwaresysteem. Door de omvang en complexiteit van dit systeem konden we informatie niet snel en eenvoudig vastleggen, waardoor er regelmatig kennis verloren ging. Bovendien was het niet mogelijk om data op te slaan als onderdeel van de procesbeschrijvingen.”

“Aanleiding genoeg om op zoek te gaan naar een gebruiksvriendelijke softwareoplossing die onze visuele manier van procesvastlegging moest kunnen faciliteren. Door op een specifiek onderdeel van de visuele weergave van de processen te klikken, moet een gebruiker uitkomen bij de bijbehorende procesdocumentatie.”

De oplossing

“Door de specifieke eisen die wij stelden aan het nieuwe systeem, kwam de consultant die wij hiervoor in de arm hadden genomen al snel met WoodWing Scienta op de proppen. Met hulp van deze consultant en aanvullende ondersteuning vanuit de WoodWing Scienta organisatie hadden we het systeem binnen een half jaar operationeel.”

“Op dit moment maken drie van onze vestigingen gebruik van WoodWing Scienta, elk met een eigen omgeving. Daarbij hebben ze de mogelijkheid om met eigen documenten te werken, maar kunnen de beheerders van de vestigingen ook kijken hoe andere vestigingen dingen aanpakken om ervan te leren.”

Ik ben al veel softwareoplossingen voor document-, kennis- en kwaliteitsmanagement tegengekomen, maar WoodWing Scienta is veruit de beste die ik ooit heb gezien.

Herbert Denis – Maintenance Manager, Ionbond

“Een belangrijk element bij de implementatie was het beleggen van ‘ownership’ voor het bijhouden van documenten en informatie. Je kunt het systeem nog zo mooi neerzetten, maar als de eigenaren van de (proces)informatie geen actieve rol pakken bij het up-to-date houden ervan, zijn de gegevens in no-time niet meer actueel. WoodWing Scienta heeft mooie functionaliteiten om dit inzichtelijk te maken. Op basis daarvan weet je altijd precies bij wie je moet zijn.”

Het resultaat

“Ik ben in verschillende rollen al heel wat kwaliteit- en kennismanagementsystemen tegengekomen, maar WoodWing Scienta is veruit de beste die ik ooit heb gezien. Het is supergebruiksvriendelijk, zowel voor gebruikers als beheerders. Je hoeft geen 100 aparte apps te downloaden, maar kunt alles doen vanuit één centraal systeem.”

“Wij hebben eigenaarschap van documenten met WoodWing Scienta dáár in de organisatie belegd waar het hoort. Daardoor zijn wij als kwaliteitsafdeling niet meer bezig met het bewaken en beheren van de actualiteit van vastgelegde informatie. De tijd die overblijft kunnen we besteden aan andere belangrijke taken.”

“WoodWing Scienta is voor ons een document-, kennis-, proces- en kwaliteitsmanagementsysteem in een. Daardoor kunnen we niet alleen goed omgaan met het behalen en behouden van certificeringen, maar profiteren we bovendien echt van de meerwaarde ervan. Het doorlopend verbeteren van kwaliteit en de voordelen die dat brengt, is uiteindelijk waar we het allemaal voor doen.”

De WoodWing Scienta formulieren zijn echt geweldig. Ik denk dat we hiermee de versnippering van informatie waar we nu mee te maken hebben met 60 tot 70% kunnen verminderen.

Herbert Denis – Maintenance Manager, Ionbond

“Een bijkomend voordeel voor ons is dat WoodWing Scienta een Nederlands bedrijf is. Zij zijn gewoon tijdens Nederlandse kantooruren bereikbaar en staan ons in onze eigen taal te woord. Ze hebben ook goed nagedacht over het onboarden van klanten: je hebt niet één kick-off en dan niets meer, maar regelmatig contact tijdens het hele implementatietraject. En ook nu is het WoodWing Scienta team op de achtergrond altijd snel beschikbaar als wij daarom vragen.”

De volgende stap

“We zijn daar nog niet aan toegekomen, maar ik kan mij voorstellen dat we WoodWing Scienta ook prima voor de interne communicatie zouden kunnen inzetten. We zijn een wereldwijd bedrijf met een eigen bedrijfsintranet, maar voor het kantoor in Venlo zouden we de verbindende functionaliteiten van WoodWing Scienta goed in kunnen zetten. Bijvoorbeeld op het gebied van de personeelsvereniging en voor informatiedeling over collega’s en sociale evenementen.”

Met WoodWing Scienta zijn wij als kwaliteitsafdeling niet meer bezig met het bewaken en beheren van de actualiteit van vastgelegde informatie. Dat wordt nu gedaan door de eigenaren zelf.

Herbert Denis – Maintenance Manager, Ionbond

“Zodra we echt helemaal klaar zijn met het eerste deel van de implementatie, wil ik meer aandacht besteden aan de inzet van WoodWing Scienta formulieren. Die zijn echt geweldig, met eindeloos veel mogelijkheden. Ik verwacht dat we de versnippering van de formulieren die nu overal en nergens in de organisatie te vinden zijn, met wel 60 – 70% kunnen verminderen. Als we daarbij gebruikmaken van de mogelijkheden van de workflow, wordt het invullen, opslaan, afhandelen en actualiseren van formulieren een heel stuk minder arbeidsintensief.”