Succesverhaal – Maashorst Oogkliniek

De uitdaging

Dorijanne: “Ik ben kort na de afsplitsing bij de kliniek komen werken om alle niet direct patiëntgerelateerde werkzaamheden op te pakken. In eerste instantie konden wij terugvallen op de protocollen en het intranet van het ziekenhuis. Maar uiteindelijk bleek dat toch niet voldoende. De inspectie eist dat je als kliniek zelf een kwaliteitsmanagementsysteem hebt en wij vonden het zelf ook belangrijk om dat goed op orde en in eigen beheer te hebben.”

Wij zijn heel tevreden over WoodWing Scienta. Het helpt ons de lijnen kort te houden en snel en direct te communiceren. Het maakt ons werk gewoon veel minder omslachtig. Wij zijn er heel tevreden over.

“Ik heb dit project samen met een externe adviseur opgepakt omdat het ons simpelweg aan tijd ontbrak om dat zelfstandig te gaan doen. Deze adviseur heeft voor ons de markt verkend en een aantal opties voorgelegd. Op basis daarvan hebben we al vrij snel de keuze gemaakt om het kwaliteitsmanagement van onze organisatie met WoodWing Scienta aan te pakken. Dit systeem is webbased waardoor medewerkers vanuit elke locatie op elk apparaat in het systeem kunnen inloggen. Daarnaast is het gewoon supergebruiksvriendelijk.”

De oplossing

“De Scienta-uitrol hebben we gedaan met behulp van onze eigen key users die we vanaf het begin hebben betrokken. Daarnaast zijn we ook goed begeleid door Scienta zelf. Door medewerkers vanaf het eerste moment min of meer te dwingen informatie uit Scienta te halen, werd het al snel gemeengoed.”

Het WoodWing Scienta kwaliteitsmanagementsysteem draagt zeker bij aan de hoge kwaliteit oogzorg die wij leveren.

“Wij hebben Scienta ingericht als onze intranetpagina. Iedereen begint zijn dag met Scienta en ziet op die manier direct belangrijke nieuwsberichten en verjaardagen. Zo blijven we allemaal op de hoogte van wat er speelt, ongeachte op welke locatie je werkt.”

“Ook alle protocollen die we beheren zijn vastgelegd in Scienta. Dat is echt veel werk geweest omdat we meer dan 200 protocollen uit het oude kwaliteitssysteem moesten ‘vertalen’ naar Scienta. De protocollen waarvan Bernhoven op de hoogte wil zijn, werden bovendien gelinkt aan onze eigen protocollen.”

Het resultaat

“Met Scienta hou je overzicht en inzicht. Via taakbeheer kun je activiteiten uitzetten en zie je in één oogopslag welke taken door wie moeten worden afgerond. Je kunt dus achter de schermen goed volgen wie waarmee bezig is en waar nog aandacht vereist is. Het beheren van klachten en het volgen van trends, incidenten of schades – alles is overzichtelijk opgeslagen en supermakkelijk terug te vinden.”

“Vroeger hadden we een heel personeelshandboek met een verzameling aan documenten, tegenwoordig bekijken we per medewerker wat voor hem of haar interessant is. Deze informatie zetten we klaar aan de hand van een checklist. Het is gewoon ideaal. Je kunt altijd de meest actuele informatie delen met andere mensen.”

“Ook het toegangsbeheer dat je op basis van rollen kunt inregelen, werkt eenvoudig en is heel effectief. Gaat er iemand uit dienst, dan zie ik met één druk op de knop wat er moet gebeuren om deze persoon te verwijderen uit de systemen waar hij/zij toegang toe heeft.”

“Storingen melden we nu via een Scienta-formulier. Op die manier kan iedereen zien of er al een melding is gedaan en wat de status is. Daarmee voorkom je onnodige telefoontjes en communicatie in de app-groep die maar voor 2 van de 20 mensen relevant is.”

In de zorg is veranderingen doorvoeren soms lastig, mensen staan er argwanend tegenover. Dat heeft met het supergebruiksvriendelijke WoodWing Scienta heel goed uitgepakt.

“Door het versiebeheer in Scienta weten we zeker dat iedereen altijd met de meest actuele versie van documenten werkt. Dat is voor ons belangrijk, maar ook voor de mensen bij Bernhoven. Bijvoorbeeld bij een operatie; dan wil je natuurlijk gebruikmaken van het meest actuele protocol.”

“Vorige week hebben we een ISO audit gehad waarbij onze hele kliniek werd doorgelicht. Met Scienta konden we de auditor aan de hand meenemen in de werkprocessen, trends in klachten laten zien, versiedata van protocollen inzichtelijk maken, etc. Scienta heeft daar echt zijn meerwaarde laten zien: we hebben geen enkele aanbeveling gekregen.”