Succesverhaal – Weijman Vastgoedonderhoud

De uitdaging

Lisette: “Op het moment dat ik startte in mijn nieuwe functie waren bedrijfsvoering en processen grotendeels vastgelegd in Worddocumenten en Exceloverzichten. Dat was niet alleen foutgevoelig, maar betekende ook dat procesoptimalisatie en alles gerelateerd aan normeringen en kwaliteit uitsluitend het feestje was van de VGA-collega binnen ons bedrijf.”

“De vastgoedsector is bij uitstek een markt die wordt geregeerd door steeds complexere wet- en regelgeving. Neem bijvoorbeeld de ISO 9001, een normering met logische, algemene richtlijnen die je zelf toepasbaar maakt binnen je eigen organisatie. Anders dan de VCA-norm die zó specifiek is en in zoveel detail beschrijft waar je allemaal aan moet voldoen, dat je je af kunt vragen of we daarmee ons doel niet voorbijschieten.”

“Onze nieuwe directeur zag direct de noodzaak in om een modern softwaresysteem aan te schaffen waarmee we nu en in de toekomst onze zaken goed op orde kunnen hebben en houden. Het startsein voor mijn zoektocht was daarmee gegeven.”

Wij hebben niet gekozen voor een kwaliteitsmanagementsysteem speciaal voor de bouw, omdat wij met WoodWing Scienta samen met alle betrokkenen kunnen werken aan kwaliteit.

De oplossing

“Een online zoekopdracht bracht drie systemen naar voren: twee kwaliteitsmanagementsystemen speciaal voor de bouw, en WoodWing Scienta. Hoewel de laatste weinig affiniteit leek te hebben met de bouwsector, sprak de website mij enorm aan. De software wordt er voorgesteld als digitale collega, eentje die zorgt voor draagvlak en betrokkenheid in de hele organisatie.”

“Bij Weijman en Mens-Zeist geven wij oprecht om mensen, om het ‘samen doen’. Daarmee lag de keuze voor ‘vreemde eend’ WoodWing Scienta voor de hand. Dit systeem stelt ons concreet in staat om samen met alle betrokkenen te werken aan kwaliteit. Het menselijke aspect en de gebruiksvriendelijkheid komen direct vanaf de startpagina naar voren. De look & feel is heel uitnodigend, het ziet er gewoon sociaal uit.”

Ondanks het feit dat ik soms wakker lig van nieuwe vormen van wetgeving die eraan komen, weet ik dat we met de mogelijkheden van WoodWing Scienta ervoor kunnen zorgen dat het behapbaar blijft.

“Een consultant van WoodWing Scienta heeft ons geholpen met de basisinrichting van het systeem dat we vervolgens na een kick-off en met een duidelijke planning voor de mensen op kantoor hebben uitgerold. Dat was best spannend omdat iedereen door de jaren heen zo zijn eigen werkwijze heeft ontwikkeld die nu centraal wordt vastgelegd en voor iedereen zichtbaar is. Maar door samen te kijken naar mogelijke inefficiënties, wordt ieders werk uiteindelijk makkelijker en leuker.”

“Wij zijn superenthousiast over de oplossing en consultants van WoodWing Scienta. Die zijn gedurende het hele traject - en nog steeds - altijd bereikbaar. We worden direct geholpen, soms zelfs door een heel team tegelijkertijd. De WoodWing Scienta-organisatie is gewoon superklantgericht en de mensen duidelijk heel ervaren.”

Het resultaat

“Iedereen is enthousiast over hoe goed het systeem eruit ziet en hoe makkelijk je er zelf mee aan de slag kunt. De zoekfunctie is fantastisch, omdat je ook de inhoud van documenten kunt doorzoeken. Ik heb het idee dat de vastlegging van processen en werkwijzen in WoodWing Scienta ervoor heeft gezorgd dat de samenvoeging van de twee bedrijven op stafniveau soepeler is verlopen dan zonder het geval was geweest.”

“Afgelopen november hadden we een eerste ISO 9001 audit. Ondanks het feit dat nog maar een kwart van de documenten in WoodWing Scienta stond, was de auditor razend enthousiast. Met een paar drukken op de knop is duidelijk hoe je met dingen omgaat en op welke manier processen verlopen. Bovendien kunnen we WoodWing Scienta zo inrichten dat de normen voor ons werken in plaats van andersom.”

De WoodWing Scienta organisatie is enorm klantgericht en de mensen zijn duidelijk heel ervaren.

“Voor de toekomst verwachten we een stuk procesoptimalisatie en efficiëntie te kunnen realiseren. Het wordt allemaal inzichtelijk en je hebt in WoodWing Scienta de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden op plekken in de organisatie te beleggen waar ze horen. Daarmee voeg je eigenaarschap toe aan elk onderdeel van het geheel en hoef je die last als kwaliteitsmanager niet meer alleen te dragen.”

De volgende stap

“Nu de collega’s op kantoor aan de slag zijn met WoodWing Scienta, gaan we werken aan een dashboard voor de mobiele telefoon van de medewerkers op de bouw. We houden dat zo simpel mogelijk: veiligheidsprocedures, uren invullen, contactgegevens en het laatste nieuws. Maar ook zij hebben, als ze dat willen, met de zoekfunctie toegang tot alle informatie die er is.”

“De Toolbox-meetings zijn een verplichting uit een van de voorgeschreven normen om elke maand een actieve instructie over een veiligheidsonderwerp met medewerkers te delen. Dat doen we nu nog via een speciale app, maar in de toekomst brengen we dit ook in WoodWing Scienta onder.”