Waarom WoodWing
Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen
Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

Branches
Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak


Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

Data governance: wat is het en hoe pak ik het aan?

Data governance: wat is het en hoe pak ik het aan?

Industrie 4.0: de transformatie van kwaliteitsmanagement in de maakindustrie

Industrie 4.0: de transformatie van kwaliteitsmanagement in de maakindustrie

Een kennisgedreven organisatiecultuur bouwen – hoe gaat dat in zijn werk?

Een kennisgedreven organisatiecultuur bouwen – hoe gaat dat in zijn werk?

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Nederlands
Select language

Nederlands

English

Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login
Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle


Neem contact op
Zoeken Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle

Nederlands Nederlands English
Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Studio

Vereenvoudig het maken van content. Werk efficiënt samen en lever sneller hoogwaardige content met WoodWing Studio.

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Assets

Neem de controle over je digital assets. Sla je bestanden op, beheer ze en deel ze in één centrale hub met WoodWing Assets.

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Swivle

Transformeer je digital asset management. Centraliseer, deel en werk samen aan je bestanden met WoodWing Swivle.

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Scienta

Maak je complexiteit weer behapbaar en simpel voor iedereen. Manage kennis, kwaliteit en processen met WoodWing Scienta.

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Xtendis

Beheer moeiteloos je documenten en informatie. Organiseer, bekijk en verspreid je bestanden veilig met WoodWing Xtendis.

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Connect

Een krachtige integratie suite, inclusief API's, webhooks, plug-ins en de beste iPaaS-oplossing in zijn klasse (powered by Workato).

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

WoodWing Smart Styles

Een plug-in voor Adobe InDesign waarmee ontwerpers snel voorgedefinieerde stijlen kunnen toepassen en ontwerp workflows kunnen stroomlijnen.

Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak

Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

Data governance: wat is het en hoe pak ik het aan?

Data governance: wat is het en hoe pak ik het aan?

Industrie 4.0: de transformatie van kwaliteitsmanagement in de maakindustrie

Industrie 4.0: de transformatie van kwaliteitsmanagement in de maakindustrie

Een kennisgedreven organisatiecultuur bouwen – hoe gaat dat in zijn werk?

Een kennisgedreven organisatiecultuur bouwen – hoe gaat dat in zijn werk?

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Neem contact op
Home Inspiratie Blog

Contentmanagement

Enterprise Contentmanagement

7 minuten leestijd

De voordelen van enterprise content management onder de loep

Ongeacht de branche of het bedrijfsdomein waarin je bedrijf actief is, biedt Enterprise Content Management (ECM) een veelvoud aan voordelen. Door het centraliseren van toegang tot gegevens en documenten, en tegelijkertijd het stroomlijnen van de bijbehorende workflows, verbetert ECM de efficiëntie, productiviteit en documentbeveiliging. Bovendien elimineert het repetitieve handmatige taken en vereenvoudigt het het ophalen en gebruiken van documenten, waardoor individuen efficiënter en met meer voldoening kunnen werken.

In dit artikel zullen we de top tien functies van een ECM-systeem verkennen en hoe deze zich vertalen in waardevolle voordelen van Enterprise Content Management. Daarnaast zullen we dieper ingaan op vijf specifieke voordelen van een contentmanagementsysteem die een significante impact kunnen hebben op jouw bedrijf.

Shape

Inhoud:

Wat is enterprise content management? Een samenvatting

Voordat we de voordelen van ECM induiken, laten we eerst even kort samenvatten wat het is.

  1. Enterprise Content Management is het bedrijfsproces van het organiseren, opslaan en beheren van toegang tot de documenten van een organisatie - en dat op een gecentraliseerde en systematische manier. Het doel is om efficiëntie, samenwerking en naleving van regelgeving te verbeteren.
  2. Een Enterprise Content Management platform Een Enterprise Content Management platform ondersteunt dit proces door een gecentraliseerde digitale ruimte te bieden voor het veilig opslaan, organiseren, beheren, toegankelijk maken en gebruiken van die documenten. Voordelen van een ECM-systeem ten opzichte van 'papieren' processen zijn onder andere automatische versiecontrole, verbeterde online toegang, toegangscontroles en workflowautomatisering.

We behandelen dit veel uitgebreider in onze gids, Wat is Enterprise Content Management? Als je je kennis over ECM wilt opfrissen, check dan zeker eerst even dat artikel.

de voordelen van enterprise content management in je bedrijf beginnen op de werkvloer

Belangrijkste voordelen van enterprise content management

Hieronder gaan we dieper in op de belangrijkste voordelen van enterprise content management. Maar we beginnen met de hoofdzaak van dit artikel – de meest voorkomende voordelen van een contentmanagementsysteem en de features die voor die voordelen zorgen.

ECM functies Wat het betekent Voordelen van ECM voor je bedrijf
Gecentraliseerd documentbeheer Alle documenten bevinden zich op één centrale locatie Snellere toegang tot informatie versnelt bedrijfsprocessen en kan besluitvorming en kwaliteitsmanagement verbeteren.
Documentdigitalisatie Documentcreatie en e-handtekeningen Stelt gebruikers in staat om papieren documenten te digitaliseren, digitale documenten te maken vanuit sjablonen en documenten elektronisch te ondertekenen - voor consistente documentatie en snellere goedkeuringsprocessen.
Invoer en identificatie OCR, AI, machine learning, en keywords Snelle documentupload en automatisch 'begrijpen' van inhoud stellen documenten in staat om geclassificeerd en gerouteerd te worden in workflows.
Versiebeheer/audit trails Houdt automatisch wijzigingen en documentversies bij Zorgt voor documentnauwkeurigheid en naleving. Creëert een transparant audittraject van wijzigingen voor verantwoording en traceerbaarheid.
Permissies en beveiliging Gebruikerspermissies beheren toegang tot content Mensen kunnen alleen toegang krijgen tot de documenten en inhoud waarvoor ze toestemming hebben. Zo worden documenten toegankelijker voor geautoriseerde gebruikers, zonder dat het een vrije voor iedereen wordt.
Zoeken, ophalen en distribueren Verbeterde zoek-, browse- en filtermogelijkheden Krachtige zoek- en ophaaltools stellen gebruikers in staat om snel documenten te vinden en te openen, waardoor tijd wordt bespaard die momenteel wordt verspild aan het doorzoeken van ongeorganiseerde archiefsystemen.
Workflowautomatisering Handmatige taken geautomatiseerd Geautomatiseerde workflows stroomlijnen en optimaliseren bedrijfsprocessen - waardoor mensen worden vrijgemaakt voor werk met meer toegevoegde waarde.
Recordsmanagement Systematisch beheerproces Records worden systematisch geclassificeerd, bewaard en afgevoerd volgens vereisten. Dit zorgt voor naleving van regelgeving.
Samenwerkingstools Specifiek voor verschillende oplossingen Mogelijkheid om online samen te werken in real-time, van overal ter wereld. Versnelt workflows. Vermindert administratie en kosten.
Integraties Naadloos verbinding maken met andere software Stroomlijnt bedrijfsprocessen, ondersteunt workflows tussen afdelingen en vermindert dubbele gegevens op meerdere plaatsen.
Schaalbare opslag Tot onbeperkte opslag Ontworpen om te groeien om een toenemend volume aan inhoud en gebruikers te beheren, dus het schaalt mee met je bedrijf.

 

Top 5 voordelen van enterprise content management

Uiteraard is het mogelijk om meer dan 5 voordelen van enterprise content management te benoemen. Het doel van dit artikel is om uit te leggen waarom enterprise content management een perfecte, of op zijn minst geschikte oplossing zou kunnen zijn voor de problemen waarmee je bedrijf te maken heeft, en niet zozeer om een volledige lijst van potentiële voordelen te creëren.

ECM-voordeel #1 - Snellere toegang tot informatie

Je medewerkers verdrinken in documenten. Ongestructureerde data en documenten vertegenwoordigen 80 tot 90% van alle nieuwe bedrijfsgegevens. Zonder een systematische manier om documenten te organiseren en toegang te verlenen, vormt deze content-tsunami een serieuze bedreiging voor de productiviteit.

  • Mensen verspillen tijd aan het zoeken naar de documenten die ze nodig hebben…
  • Of geven hun zoektocht op en voltooien hun taken gewoon niet
  • Risico's voor kwaliteit, klantenservice, enzovoort, wanneer mensen de informatie die ze nodig hebben niet kunnen vinden
  • Of gebruik maken van verouderde informatie door meerdere versies van verschillende documenten

ECM-oplossingen verkorten de tijd die mensen nodig hebben om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen - of het nu gaat om medische dossiers bekijken om patiënten in een gezondheidszorgomgeving te begeleiden, of technische tekeningen raadplegen om online klantenondersteuning te bieden. De belangrijkste ECM-voordelen hier zijn:

  • Mensen kunnen sneller werken en verloren tijd terugwinnen voor extra taken
  • Ze zijn responsiever en wendbaarder in hun dagelijkse werkzaamheden
  • Tijdbesparing vertaalt zich direct in lagere kosten en hogere capaciteit
  • Toegang tot informatie ondersteunt betere besluitvorming en kwaliteitsresultaten

De juiste info op het juiste moment in de juiste handen zorgt ervoor dat je bedrijf beter stroomt – het stroomlijnt taken, versnelt processen en verhoogt de productiviteit. Bovendien kun je de klanttevredenheid verhogen door betere service te leveren - en bespaar je je personeel de nodige stress en frustratie. Win, win, win!

ECM-voordeel #2 - Verbeterde gegevensbeveiliging en integriteit

Je zou kunnen terugdeinzen bij de gedachte aan het vergroten van de toegang tot je documenten. Je hebt mogelijk commercieel gevoelige informatie die je moet beschermen – of documenten die onder embargo staan. Een belangrijk voordeel van ECM is echter dat het daadwerkelijk je content beschermt tegen ongeoorloofde toegang.

ECM-oplossingen bieden massale toegang tot documenten – door digitalisering, online toegang en verbeterde vindbaarheid – terwijl ze tegelijkertijd hoge niveaus van beveiliging en bescherming handhaven – door middel van permissies en toegangscontroles. Dus mensen die toegang nodig hebben, kun je zonder problemen toegang geven. Alle anderen hebben standaard geen toegang.

ECM-systemen stellen organisaties in staat om gedetailleerde toegangscontroles in te stellen, waarbij wordt bepaald wie specifieke documenten kan bekijken, bewerken, of erop kan reageren. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie alleen wordt gedeeld met geautoriseerde personen, waardoor vertrouwelijkheid en naleving van gegevensbeschermingsregelgeving behouden blijft.

Tel daarbij dat automatische revisietracking en versiebeheer niet meer automatisch tot hoofdpijn leiden bij het proberen uit te zoeken wat de nieuwste versie van een bestand is, of wie wat en wanneer heeft gewijzigd. Je kunt wijzigingen volgen, switchen naar eerdere versies, en de volledige documentgeschiedenis bekijken. Dit behoudt de integriteit van documenten en vergemakkelijkt samenwerking zonder angst om belangrijke informatie te verliezen.

Bovendien vermindert het centraliseren van bestanden in een gemakkelijk toegankelijk archief het risico dat mensen hun eigen kopieën van bestanden op hun desktops en in afdelingsmappen maken – wat resulteert in verwarring en verouderde informatie die zich verspreidt.

Tot slot omvat ECM-software meestal een reeks cybersecurity-maatregelen om je gegevens online te beschermen, waaronder:

  • Encryptie
  • Tweefactorauthenticatie
  • Beveiligde bestandsoverdracht
  • Gegevensverliespreventie en back-ups
Zorg voor het benodigde draagvlak om enterprise content management te implementeren en er de voordelen van te ondervinden

ECM-voordeel #3 - Verbeterde naleving

Voor organisaties die onderworpen zijn aan regelgevingsvereisten, is een ECM-systeem enorm voordelig. Het maakt het auditproces eenvoudiger en helpt je volledige naleving van de wet aan te tonen. Dit vermindert het risico op boetes wegens niet-naleving. Een enterprise content management systeem doet dit door:

  • Het bieden van een systematisch nalevingsproces, inclusief regels en waarschuwingen rond opslag en verwijdering
  • Het centraliseren van nalevingsdocumentatie om het gemakkelijker te maken om te voldoen aan audits
  • Het automatiseren van workflows die het risico op menselijke fouten verminderen en een audittrail creëren
  • Het bieden van robuuste toegangscontrole en gegevensbeveiliging

Wat betekent dat in de praktijk? Zoveel dingen voor zoveel organisaties. Bij de politie kan dit bijvoorbeeld betekenen dat records worden gemarkeerd voor verwijdering na een gespecificeerde bewaarperiode. Voor universiteiten zou dit kunnen betekenen dat een audittrail van wijzigingen in studentenrecords wordt bijgehouden, in overeenstemming met privacy- en dataregelgeving. Wat je unieke use case ook is, dit is hoe ECM je helpt efficiënt, vol vertrouwen, en conform de regels te werken in een gereguleerde omgeving.

ECM-voordeel #4 - Samenwerking in de cloud

Afhankelijk van het ECM-systeem dat je kiest, kan het gedeelde digitale werkruimten omvatten. Deze zorgen voor cloudgebaseerde samenwerking die processen enorm versnelt. Samenwerking in de cloud bevordert een cultuur van cross-functionele samenwerking en breekt productiviteit belemmerende silo's af.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van workflowautomatisering in de uitgeversbranche. Real-time documentensamenwerking kan de time-to-market voor uitgevers versnellen door:

  • Online indieningen van auteurs te accepteren en belangrijke informatie vast te leggen - in plaats van deze per e-mail te ontvangen en handmatig in te voeren
  • De volledigheid van de indiening te controleren en deze automatisch naar de juiste redacteur te routeren
  • Meerdere samenwerkers toe te staan het document online te beoordelen en te bewerken - terwijl wijzigingen real-time worden vastgelegd en zichtbaar zijn
  • Automatisch taken toe te wijzen aan samenwerkers terwijl een document door de workflow gaat
  • Goedgekeurde tekst naar ontwerpsjablonen te sturen, klaar voor creatieve verwerking

Het vergemakkelijkt ook externe samenwerking, wat steeds belangrijker wordt in de geglobaliseerde talentenmarkt. Door een efficiënt hulpmiddel te bieden om samen te werken van overal ter wereld, kun je gebruik maken van de beste mensen, waar ze ook zijn.

ECM-systemen helpen ook bij kwaliteitsmanagement en kennisdeling- en behoud, door een archief te bieden voor institutionele informatie. Bijvoorbeeld, 'how to'-informatie, workflows, en best practices. Dit zorgt ervoor dat cruciale informatie niet verloren gaat wanneer mensen het bedrijf verlaten en tijd bespaart bij het inwerken van nieuw personeel.

ECM-voordeel #5 - Automatisering en versnelling

Het bovenstaande voorbeeld is ook een voorbeeld van automatisering in ECM. De reikwijdte en mogelijkheden van ECM-software zijn enorm en de mogelijkheden voor automatisering variëren afhankelijk van je bedrijfssector.

Wat je unieke bedrijfsgeval ook is, de voordelen van ECM-automatisering zijn onmiskenbaar. Ten eerste vermindert automatisering handmatige tussenkomst en repetitieve administratieve taken. Dit versnelt processen, vermindert het risico op menselijke fouten en verhoogt de operationele efficiëntie. En we weten dat tijd besparen, geld besparen betekent. Dan is er de kwestie van consistentie en volledigheid. Stel je een goedkeuringsproces voor uitgaven voor. Zonder ECM zouden medewerkers hun bonnetjes kunnen e-mailen of papieren kopieën kunnen inleveren. Ze kunnen de uitgaven al dan niet correct toelichten. Een geautomatiseerde workflow via een ECM-platform kan consistente gegevensinvoer afdwingen en erop aandringen dat bonnetjes worden bijgevoegd. Dit versnelt het proces en de snellere vergoeding van uitgaven verhoogt doorgaans de tevredenheid van belanghebbenden.

Ten slotte is er optimalisatie van middelen, wat refereert aan het effectief gebruiken van je menselijk kapitaal om de grootste impact te creëren. Automatisering elimineert taken die geen menselijke tussenkomst vereisen, zodat je mensen elders productiever kunnen worden ingezet.

Er zijn zoveel voordelen van contentmanagementsystemen, dat we eindeloos zouden kunnen doorgaan. Als je je ooit hebt afgevraagd waarom Enterprise Content Management belangrijk is voor een organisatie, dan heb je het antwoord nu hopelijk gevonden.

Shape

Gepubliceerd op januari 31, 2024

Magdalena Ivanova

Magdalena is een digitale marketeer en tech-enhousiasteling met een ruime ervaring waar ze uit kan tappen. Haar artikelen gaan van marketing-gerelateerde zaken, digital asset management en interviews tot aan opiniestukken.

Terug naar het overzicht

Placeholder