De voordelen van enterprise content management onder de loep

Inhoud:

• Wat is Enterprise Content Management? Een samenvatting
• Belangrijke voordelen van Enterprise Content Management
• Top 5 Enterprise Content Management voordelen
• ECM voordeel #1 - Sneller toegang tot informatie
• ECM voordeel #2 - Verbeterde databeveiliging en -integriteit
• ECM voordeel #3 - Verbeterde compliance
• ECM voordeel #4 - Samenwerking in de cloud
• ECM voordeel #5 - Automatisering en acceleratie

Wat is enterprise content management? Een samenvatting

Voordat we de voordelen van ECM induiken, laten we eerst even kort samenvatten wat het is.

1. Enterprise Content Management is het bedrijfsproces van het organiseren, opslaan en beheren van toegang tot de documenten van een organisatie - en dat op een gecentraliseerde en systematische manier. Het doel is om efficiëntie, samenwerking en naleving van regelgeving te verbeteren.
2. Een Enterprise Content Management platform Een Enterprise Content Management platform ondersteunt dit proces door een gecentraliseerde digitale ruimte te bieden voor het veilig opslaan, organiseren, beheren, toegankelijk maken en gebruiken van die documenten. Voordelen van een ECM-systeem ten opzichte van 'papieren' processen zijn onder andere automatische versiecontrole, verbeterde online toegang, toegangscontroles en workflowautomatisering.

We behandelen dit veel uitgebreider in onze gids, Wat is Enterprise Content Management? Als je je kennis over ECM wilt opfrissen, check dan zeker eerst even dat artikel.

Belangrijkste voordelen van enterprise content management

Hieronder gaan we dieper in op de belangrijkste voordelen van enterprise content management. Maar we beginnen met de hoofdzaak van dit artikel – de meest voorkomende voordelen van een contentmanagementsysteem en de features die voor die voordelen zorgen.

Top 5 voordelen van enterprise content management

Uiteraard is het mogelijk om meer dan 5 voordelen van enterprise content management te benoemen. Het doel van dit artikel is om uit te leggen waarom enterprise content management een perfecte, of op zijn minst geschikte oplossing zou kunnen zijn voor de problemen waarmee je bedrijf te maken heeft, en niet zozeer om een volledige lijst van potentiële voordelen te creëren.

ECM-voordeel #1 - Snellere toegang tot informatie

Je medewerkers verdrinken in documenten. Ongestructureerde data en documenten vertegenwoordigen 80 tot 90% van alle nieuwe bedrijfsgegevens. Zonder een systematische manier om documenten te organiseren en toegang te verlenen, vormt deze content-tsunami een serieuze bedreiging voor de productiviteit.

• Mensen verspillen tijd aan het zoeken naar de documenten die ze nodig hebben…
• Of geven hun zoektocht op en voltooien hun taken gewoon niet
• Risico's voor kwaliteit, klantenservice, enzovoort, wanneer mensen de informatie die ze nodig hebben niet kunnen vinden
• Of gebruik maken van verouderde informatie door meerdere versies van verschillende documenten

ECM-oplossingen verkorten de tijd die mensen nodig hebben om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen - of het nu gaat om medische dossiers bekijken om patiënten in een gezondheidszorgomgeving te begeleiden, of technische tekeningen raadplegen om online klantenondersteuning te bieden. De belangrijkste ECM-voordelen hier zijn:

• Mensen kunnen sneller werken en verloren tijd terugwinnen voor extra taken
• Ze zijn responsiever en wendbaarder in hun dagelijkse werkzaamheden
• Tijdbesparing vertaalt zich direct in lagere kosten en hogere capaciteit
• Toegang tot informatie ondersteunt betere besluitvorming en kwaliteitsresultaten

De juiste info op het juiste moment in de juiste handen zorgt ervoor dat je bedrijf beter stroomt – het stroomlijnt taken, versnelt processen en verhoogt de productiviteit. Bovendien kun je de klanttevredenheid verhogen door betere service te leveren - en bespaar je je personeel de nodige stress en frustratie. Win, win, win!

ECM-voordeel #2 - Verbeterde gegevensbeveiliging en integriteit

Je zou kunnen terugdeinzen bij de gedachte aan het vergroten van de toegang tot je documenten. Je hebt mogelijk commercieel gevoelige informatie die je moet beschermen – of documenten die onder embargo staan. Een belangrijk voordeel van ECM is echter dat het daadwerkelijk je content beschermt tegen ongeoorloofde toegang.

ECM-oplossingen bieden massale toegang tot documenten – door digitalisering, online toegang en verbeterde vindbaarheid – terwijl ze tegelijkertijd hoge niveaus van beveiliging en bescherming handhaven – door middel van permissies en toegangscontroles. Dus mensen die toegang nodig hebben, kun je zonder problemen toegang geven. Alle anderen hebben standaard geen toegang.

ECM-systemen stellen organisaties in staat om gedetailleerde toegangscontroles in te stellen, waarbij wordt bepaald wie specifieke documenten kan bekijken, bewerken, of erop kan reageren. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie alleen wordt gedeeld met geautoriseerde personen, waardoor vertrouwelijkheid en naleving van gegevensbeschermingsregelgeving behouden blijft.

Tel daarbij dat automatische revisietracking en versiebeheer niet meer automatisch tot hoofdpijn leiden bij het proberen uit te zoeken wat de nieuwste versie van een bestand is, of wie wat en wanneer heeft gewijzigd. Je kunt wijzigingen volgen, switchen naar eerdere versies, en de volledige documentgeschiedenis bekijken. Dit behoudt de integriteit van documenten en vergemakkelijkt samenwerking zonder angst om belangrijke informatie te verliezen.

Bovendien vermindert het centraliseren van bestanden in een gemakkelijk toegankelijk archief het risico dat mensen hun eigen kopieën van bestanden op hun desktops en in afdelingsmappen maken – wat resulteert in verwarring en verouderde informatie die zich verspreidt.

Tot slot omvat ECM-software meestal een reeks cybersecurity-maatregelen om je gegevens online te beschermen, waaronder:

• Encryptie
• Tweefactorauthenticatie
• Beveiligde bestandsoverdracht
• Gegevensverliespreventie en back-ups

ECM-voordeel #3 - Verbeterde naleving

Voor organisaties die onderworpen zijn aan regelgevingsvereisten, is een ECM-systeem enorm voordelig. Het maakt het auditproces eenvoudiger en helpt je volledige naleving van de wet aan te tonen. Dit vermindert het risico op boetes wegens niet-naleving. Een enterprise content management systeem doet dit door:

• Het bieden van een systematisch nalevingsproces, inclusief regels en waarschuwingen rond opslag en verwijdering
• Het centraliseren van nalevingsdocumentatie om het gemakkelijker te maken om te voldoen aan audits
• Het automatiseren van workflows die het risico op menselijke fouten verminderen en een audittrail creëren
• Het bieden van robuuste toegangscontrole en gegevensbeveiliging

Wat betekent dat in de praktijk? Zoveel dingen voor zoveel organisaties. Bij de politie kan dit bijvoorbeeld betekenen dat records worden gemarkeerd voor verwijdering na een gespecificeerde bewaarperiode. Voor universiteiten zou dit kunnen betekenen dat een audittrail van wijzigingen in studentenrecords wordt bijgehouden, in overeenstemming met privacy- en dataregelgeving. Wat je unieke use case ook is, dit is hoe ECM je helpt efficiënt, vol vertrouwen, en conform de regels te werken in een gereguleerde omgeving.

ECM-voordeel #4 - Samenwerking in de cloud

Afhankelijk van het ECM-systeem dat je kiest, kan het gedeelde digitale werkruimten omvatten. Deze zorgen voor cloudgebaseerde samenwerking die processen enorm versnelt. Samenwerking in de cloud bevordert een cultuur van cross-functionele samenwerking en breekt productiviteit belemmerende silo's af.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van workflowautomatisering in de uitgeversbranche. Real-time documentensamenwerking kan de time-to-market voor uitgevers versnellen door:

• Online indieningen van auteurs te accepteren en belangrijke informatie vast te leggen - in plaats van deze per e-mail te ontvangen en handmatig in te voeren
• De volledigheid van de indiening te controleren en deze automatisch naar de juiste redacteur te routeren
• Meerdere samenwerkers toe te staan het document online te beoordelen en te bewerken - terwijl wijzigingen real-time worden vastgelegd en zichtbaar zijn
• Automatisch taken toe te wijzen aan samenwerkers terwijl een document door de workflow gaat
• Goedgekeurde tekst naar ontwerpsjablonen te sturen, klaar voor creatieve verwerking

Het vergemakkelijkt ook externe samenwerking, wat steeds belangrijker wordt in de geglobaliseerde talentenmarkt. Door een efficiënt hulpmiddel te bieden om samen te werken van overal ter wereld, kun je gebruik maken van de beste mensen, waar ze ook zijn.

ECM-systemen helpen ook bij kwaliteitsmanagement en kennisdeling- en behoud, door een archief te bieden voor institutionele informatie. Bijvoorbeeld, 'how to'-informatie, workflows, en best practices. Dit zorgt ervoor dat cruciale informatie niet verloren gaat wanneer mensen het bedrijf verlaten en tijd bespaart bij het inwerken van nieuw personeel.

ECM-voordeel #5 - Automatisering en versnelling

Het bovenstaande voorbeeld is ook een voorbeeld van automatisering in ECM. De reikwijdte en mogelijkheden van ECM-software zijn enorm en de mogelijkheden voor automatisering variëren afhankelijk van je bedrijfssector.

Wat je unieke bedrijfsgeval ook is, de voordelen van ECM-automatisering zijn onmiskenbaar. Ten eerste vermindert automatisering handmatige tussenkomst en repetitieve administratieve taken. Dit versnelt processen, vermindert het risico op menselijke fouten en verhoogt de operationele efficiëntie. En we weten dat tijd besparen, geld besparen betekent. Dan is er de kwestie van consistentie en volledigheid. Stel je een goedkeuringsproces voor uitgaven voor. Zonder ECM zouden medewerkers hun bonnetjes kunnen e-mailen of papieren kopieën kunnen inleveren. Ze kunnen de uitgaven al dan niet correct toelichten. Een geautomatiseerde workflow via een ECM-platform kan consistente gegevensinvoer afdwingen en erop aandringen dat bonnetjes worden bijgevoegd. Dit versnelt het proces en de snellere vergoeding van uitgaven verhoogt doorgaans de tevredenheid van belanghebbenden.

Ten slotte is er optimalisatie van middelen, wat refereert aan het effectief gebruiken van je menselijk kapitaal om de grootste impact te creëren. Automatisering elimineert taken die geen menselijke tussenkomst vereisen, zodat je mensen elders productiever kunnen worden ingezet.

Er zijn zoveel voordelen van contentmanagementsystemen, dat we eindeloos zouden kunnen doorgaan. Als je je ooit hebt afgevraagd waarom Enterprise Content Management belangrijk is voor een organisatie, dan heb je het antwoord nu hopelijk gevonden.