SKM1 in de praktijk: maak kwaliteitsmanagement écht zichtbaar (en werkbaar)

Veel accountantskantoren hebben de basis inmiddels staan. De risico's zijn benoemd, maatregelen zijn vastgelegd en het handboek is bijgewerkt – vaak met hulp van erkende frameworks zoals het Risk Control Framework van de SRA of Novaks Quality Framework Accountancy voor mkb-kantoren. De échte test is echter niet of je je documentatie en processen op orde hebt – in feite niet meer dan een noodzakelijke voorwaarde – maar of je die kwaliteit ook terugziet op de werkvloer.

Dat is lang niet altijd het geval: in de praktijk blijkt dat SKM1 vaak niet verder komt dan de documentatiefase, terwijl de richtlijn pas goed tot zijn recht komt wanneer overzicht en samenhang leiden tot een actieve opvolging in de dagelijkse praktijk.

Van versnipperde data naar centraal overzicht

Een veelgehoord pijnpunt bij de implementatie van de nieuwe richtlijn is versnippering. In veel organisaties is informatie die gebundeld zou moeten zijn, juist verspreid over verschillende locaties: risico’s in Excel, maatregelen in Word-documenten en de monitoring ergens in een gedeelde map.

SKM1 vraagt echter om een integraal systeem. In WoodWing Scienta dient het eerdergenoemde Quality Framework Accountancy (QFA) als de ‘kapstok’ waaraan je alle relevante informatie ophangt. Je hebt één centrale plek waar je:

• Kwaliteitsdoelstellingen vastlegt (de 13 doelstellingen van de SKM1, aangevuld met eventuele eigen toevoegingen)
• Risico’s direct koppelt aan die doelstellingen
• Beheersmaatregelen definieert die deze risico's afdekken
• Monitoringactiviteiten inricht om de effectiviteit te toetsen
  
  

Niet alleen uitvoeren, maar aantoonbaar bijsturen

Het grootste verschil tussen de ‘oude’ NVKS en de ‘nieuwe’ SKM1 ligt in de bewijslast en de PDCA-cyclus. Zoals Jirina van Daal (SRA) eerder al opmerkte: “Wat kantoren voorheen misschien al goed deden, moet nu formeel worden vastgelegd.” Het gaat niet meer om het onderbuikgevoel, maar om échte aantoonbaarheid. In Scienta maak je de stap van ‘vinklijst’ naar ‘sturingsinstrument’ door monitoring expliciet te maken:

• Toewijzing & planning: monitoringtaken worden automatisch gepland en toegewezen aan de juiste personen.
• Beoordeling van effectiviteit: je legt niet alleen vast dat een controle is uitgevoerd, maar ook de uitkomst ervan. Werkt de maatregel zoals bedoeld? Is het risico hiermee echt afgedekt?
• Herstel & verbetering: signaleer je een tekortkoming? Dan borg je direct de opvolging en het herstel. Dit maakt je kantoor tot een lerende organisatie – precies wat de toezichthouder wil zien.
  
  

Maak kwaliteit van de hele organisatie (zonder de regie te verliezen)

Een veelgemaakte fout is dat SKM1 het ‘feestje’ blijft van de kwaliteitsmanager of de beleidsbepaler – een feest waarvoor verder niemand is uitgenodigd. De norm vraagt echter om betrokkenheid van iedereen in de organisatie, van assistent tot vennoot.

Door de objectentool in Scienta te gebruiken, maak je kwaliteitsmanagement zichtbaar voor het hele kantoor. In plaats van een stoffig handboek dat ergens in een kast of op een server staat, krijgen medewerkers direct inzicht in de status van acties en de koppeling met hun dagelijkse werkprocessen.

• Volledig overzicht: directe inzage in alle elementen binnen SKM1
• Gebruiksvriendelijkheid: geen complexe juridische teksten, maar werkbare instructies en templates
• Regie: ondanks de brede zichtbaarheid bepaal je zelf wie toegang heeft tot gevoelige onderdelen of wie bevoegd is voor de uiteindelijke beoordeling

Benut SKM1 als een motor voor professionalisering

De overgang naar SKM1 wordt vaak gezien als een administratieve last, maar het is in feite een kans om je kantoor te professionaliseren. Wanneer je overzicht hebt, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en de opvolging daarvan structureel plaatsvindt, wordt kwaliteit een integraal onderdeel van je manier van werken.

Zoals we in onze eerdere samenwerkingen met Novak en SRA al lieten zien: je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Met de juiste technische fundering in Scienta in combinatie met de beproefde content van de brancheorganisaties zorg je ervoor dat SKM1 niet alleen voldoet aan de regels, maar je kantoor ook echt ‘in control’ brengt.