Zonder audit logging geen bewijs – waarom audits nog steeds hoofdpijn geven

Het probleem: versnipperde informatie en schijncontrole

In de meeste organisaties zwerven documenten rond in verschillende systemen, schijven en mappen. Soms zelfs buiten het zicht van IT- of complianceafdelingen of -verantwoordelijken. Daardoor ontbreekt het overzicht: versies raken kwijt, rechten worden onduidelijk, en bewaartermijnen zijn moeilijk te bewijzen. Het gevolg is voorspelbaar: audits lopen uit, medewerkers verliezen kostbare tijd met het verzamelen van bewijs, en het vertrouwen in de interne informatiehuishouding daalt met elke controle.

Audit logging en retentie: de ruggengraat van compliance

Een succesvolle audit begint niet op het moment dat de auditor binnenstapt, maar in de dagelijkse omgang met informatie. Met WoodWing Xtendis wordt elke actie automatisch vastgelegd – wie een document opent, wijzigt of verwijdert, en wanneer dat gebeurt. Zo ontstaat een volledig en betrouwbaar logboek dat direct inzicht biedt bij controles – een cruciaal onderdeel van het complete proces van het beheren van de informatiestromen in je organisatie.

Daarnaast zorgt Xtendis ervoor dat bewaartermijnen en toegangsrechten niet aan toeval worden overgelaten. Documenten worden automatisch bewaard of verwijderd volgens vastgestelde regels, rechten worden centraal beheerd, en versiebeheer zorgt ervoor dat iedereen altijd met de juiste versie werkt. Zó verandert een audit van een zenuwslopende nagelbijtsessie in een beheersbaar, routinematig project .

De waarde van een partner die verder kijkt dan software

Technologie is slechts één kant van het verhaal. Zonder goed ingerichte processen en betrokken medewerkers blijft zelfs de beste oplossing onderbenut. Daarom levert WoodWing niet alleen software, maar ook begeleiding. Onze specialisten helpen organisaties om compliance, beveiliging en governance stevig te verankeren in de praktijk. Zo groeit het systeem mee met de organisatie – niet andersom.

Van stress naar zekerheid

Zonder audit logging en controle blijft de voorbereiding op een audit een race tegen de klok. Met Xtendis verandert dat fundamenteel: je bent niet alleen audit-ready, maar bouwt aan een duurzaam informatiemanagementsysteem dat rust, transparantie en vertrouwen brengt – vandaag én in de toekomst.