Succesverhaal – Cosmetique Totale

Cosmetique Totale ging 20 jaar geleden van start met een kleine groep huidtherapeuten die je gemakkelijk binnen een half uur bij kon praten. Inmiddels zijn er stappen over de grens gemaakt en zijn er 350 mensen werkzaam in meer dan 200 vestigingen in Nederland, België, Frankrijk en Duitsland. Om al die specialisten en ondersteunende functies op één lijn te krijgen, werd een informatiemanagementsysteem onmisbaar.

Onze missie is dat elke klant in willekeurig welke vestiging dezelfde kwalitatieve dienstverlening ervaart. Met Scienta weten we zeker dat dit ook echt gebeurt.

De situatie

Jennifer: “Het maakt niet uit welke vestiging een klant binnenloopt, onze vereiste is dat zij overal op dezelfde manier wordt ontvangen en dat behandelingen op identieke wijze worden uitgevoerd. Als management moet je ervoor zorgen dat medewerkers goed, volledig en consistent worden geïnformeerd. De aanpak die in de beginjaren altijd had gewerkt, schoot daarin na verloop van tijd tekort.”

De oplossing

“De oplossing voor dit probleem kregen we op een zilveren dienblad aangedragen. Een van de bedrijven die we hadden overgenomen, gebruikte Scienta namelijk al langere tijd naar volle tevredenheid. Toen wij zelf na een kennismaking ook een goede indruk hadden van de mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid, stonden alle seinen op groen.”

“Onze beste keuze bij de implementatie van de software was om een select groepje mensen hiervoor verantwoordelijk te maken. Een collega die ervaring had met Scienta heeft zich beziggehouden met het inrichten van de applicatie. Een andere collega met veel praktijkervaring ging aan de slag met het inventariseren en uitzoeken van alle bedrijfsinformatie die vervolgens op gestructureerde manier in Scienta werd geüpload.”

“Inmiddels is Scienta het hart van onze organisatie. Het maakt het ons werk op veel vlakken overzichtelijker en eenvoudiger:”

WoodWing Scienta is het hart van onze organisatie. Het maakt ons leven op vele vlakken overzichtelijker en eenvoudiger.

• Altijd up-to-date: “iedereen start de werkdag met de Scienta-startpagina en is op die manier direct op de hoogte van nieuws, behandelprotocollen, de mooiste voor- en na foto’s, nieuwe collega’s en sociale evenementen.”
• Slimme formulieren: “regiomanagers en praktijkverantwoordelijken gebruiken Scienta-formulieren om taken en gesprekken vast te leggen, maar ook om bijvoorbeeld aanmeldingen voor evenementen te registreren.”
• Samen kennis beheren: “medewerkers kunnen eenvoudig wijzigingen voorstellen, waardoor informatie altijd actueel blijft. Alle doorgevoerde wijzigingen worden automatisch vastgelegd en geven op elk moment inzicht in de documenthistorie.”
• Taken toewijzen: “met Scienta kunnen we taken aan specifieke medewerkers toewijzen. De meeste collega’s hebben er een haat-liefdeverhouding mee omdat ze soms blijven openstaan. Maar dankzij Scienta kunnen we medewerkers daar nu in elk geval op aanspreken.”

En last but not least is er het Scienta-team met heel fijne ondersteuning. Ze zijn altijd goed geïnformeerd, meedenkend en op zoek naar manieren om samen met ons de puzzel op de beste mogelijke manier te leggen.”

Het resultaat

“Voorheen was er sprake van kleine eilandjes binnen de organisatie, maar sinds we met Scienta alle informatie centraal aanbieden, is dat echt veranderd. Iedereen weet wat er speelt en ook de onderlinge communicatie is beter. Dat is niet alleen gebaseerd op mijn gevoel, maar komt onder andere naar boven uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek.”

“Alle nieuwe medewerkers krijgen op hun eerste dag een korte introductie van Scienta met de boodschap dat ze hier alles in kunnen vinden. Vervolgens gaan ze er zelf mee aan de slag. En het werkt! De zoekfunctie is geweldig: je typt wat je denkt en krijgt wat je zoekt.”

Scienta geeft mij rust en zekerheid omdat ik nu niet meer persoonlijk hoef te zorgen dat dingen op de juiste manier gebeuren.

“Het materiaalbeheer, een uitdaging voor regiomanagers, is met Scienta strak geregeld. Een pc voor deze vestiging, een extra sleutel voor een andere. Alles wordt nauwgezet bijgehouden waardoor we niet snel meer iets kwijtraken of het overzicht verliezen.”

“Vanuit mijn business development rol vertaal ik onze missie en visie naar de praktijk. Ik ervaar de ondersteuning van Scienta daarbij als heel prettig, het geeft me rust. Ik hoef niet meer persoonlijk te zorgen dat dingen op de juiste manieren gebeuren, die veiligheid en zekerheid krijg ik van Scienta.”