Succesverhaal – Global Food Group

De uitdaging

Elise: “In eerste instantie werd het kwaliteitsmanagementproces handmatig bijgehouden en was het volledig papiergebaseerd. Bij een verandering in processen, normen of procedures moesten de originele documenten op de centrale computer worden aangepast, opnieuw uitgeprint en beschikbaar gesteld op vijf verschillende locaties.

Vervolgens moest je er nog voor zorgen dat productiemedewerkers daadwerkelijk met de meest actuele versie aan de slag gingen. In de praktijk was dat natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan en wisten medewerkers vaak niet waar ze informatie moesten zoeken of bij wie ze terecht konden.

Al met al was het best chaotisch en waren we met zijn allen veel tijd kwijt aan het achterhalen van informatie. Zelfs als kwaliteitsbeheerder was het moeilijk om het overzicht niet te verliezen met de 120 formulieren die in omloop waren.

Door de groei van de fabriek, de steeds strengere voorschriften van de foodindustrie en de almaar veranderende eisen van de jaarlijkse certificeringen was het duidelijk dat we klaar waren voor de stap naar een digitaal kwaliteitsmanagementhandboek.”

De oplossing

“Het startpunt van het digitaliseringsproject was het reviewen van de bestaande kwaliteitsrichtlijnen. Bepaalde procedures waren niet meer up-to-date en bovendien moesten we ervoor zorgen dat het handboek aan ging sluiten bij de ambities van het bedrijf.

Scienta is een heel gemakkelijk te gebruiken systeem, waardoor iedereen er snel concreet mee aan de slag gaat en er sprake is van hoge betrokkenheid. En dat is uiteindelijk wat je wilt, dat kwaliteitsmanagement breed wordt gedragen.

Als tweede stap gingen we op zoek naar een kwaliteitsmanagementsysteem dat paste bij onze wensen. We waren in elk geval op zoek naar een systeem dat:

• cloudgebaseerd is
• eenvoudig te implementeren
• gebruiksvriendelijk en intuïtief in gebruik is

Uiteindelijk hebben we demo's aangevraagd van vijf verschillende systemen. Scienta kwam daarbij als winnaar uit de bus omdat het als beste aan de genoemde voorwaarden voldeed. Bovendien is de keuze ook echt samen met onze directie gemaakt.”

Het resultaat

“We zitten op dit moment nog deels in de implementatiefase, maar we zien nu al dat documenten makkelijker te vinden zijn. Daarnaast merk je ook een hogere betrokkenheid bij de medewerkers.

Wij hebben voor Scienta gekozen omdat het een cloudoplossing is, eenvoudig te implementeren en gebruiksvriendelijk en intuïtief in gebruik.

De lijntjes binnen onze organisatie waar het gaat om kwaliteit zijn korter. Wanneer iemand ergens een fout ziet staan, dan wordt dat sneller opgemerkt en word ik daar gelijk op aangesproken. Vroeger dachten medewerkers al snel ‘laat maar’, omdat het te veel moeite kostte om de wijzigingen op de juiste plek te krijgen.

Wij ervaren WoodWing Scienta als een heel makkelijk te gebruiken systeem wat snel door iedereen wordt begrepen. Niet te veel poespas, maar gewoon wat je nodig hebt. Zo zijn we bijvoorbeeld erg blij met:

• de online formulieren waarbij de gegevens direct in Scienta worden vastgelegd
• de mogelijkheid om PDF’s en andere externe documenten makkelijk te uploaden en vast te leggen
• het uitgebreide toegangsmanagement waardoor je snel en eenvoudig kunt bepalen wie welke informatie mag inzien en/of bewerken
• de opties om stroomdiagrammen te maken

Ook het feit dat je in Scienta een link kan leggen naar andere documenten is heel praktisch. Bijvoorbeeld dat je in een formulier een link naar de instructies opneemt. Zowel voor onze medewerkers als voor mezelf bij controles en audits heb je zo alle documenten bij elkaar en hoef je niet verder te zoeken.

Het Scienta team is klantgericht en proactief. Ze denken met je mee en zorgen ervoor dat er een systeem staat dat past bij wat je als organisatie nodig hebt.

We werken regelmatig met freelancers en tijdelijke krachten. Die mensen zijn gewend om met andere kwaliteitssystemen te werken en zeggen regelmatig hoe makkelijk ze Scienta vinden in gebruik. Zo’n intuïtief systeem is voor hun natuurlijk helemáál fijn – veel beter dan dat je eerst drie dagen op training moet, het systeem vervolgens drie maanden gebruikt, en dan doorgaat naar je volgende opdracht.

Qua organisatie is Scienta een superbenaderbaar bedrijf, je hoeft maar te bellen en ze gaan schakelen. Scienta is heel servicegericht en proactief, ze denken met je mee. Het team is echt bezig om iets te creëren dat past bij jouw organisatie. Ook het feit dat het een Nederlands bedrijf is dat in onze tijdzone onze taal spreekt, vind ik een groot voordeel.”