Succesverhaal – Muller Zorg

De uitdaging

Jose: “Ik ben begonnen met het maken van een digitaal zorgdossier en het zetten van andere digitale stappen, gericht op het faciliteren van een zelf-organiserend team. Daarbij wilden we ook graag het PRESO-keurmerk halen. Dat is net zoiets als HKZ, maar meer vanuit het perspectief van de klant.”

Met Scienta hebben wij een kwaliteitsmanagementsysteem van en voor medewerkers. Het maakt het werk makkelijk waar het kan en transparant waar het moet.

“Om dat alles te organiseren werkte ik met een intranet. Daarbinnen had ik een zorgdossier en kon ik de meeste documenten kwijt, maar niet alles. Ook was er geen echte zoekfunctie. Maar wat ik het meest miste, was een goede structuur. Een kapstok waar je alles logisch aan op kunt hangen. Dat was de directe aanleiding om op zoek te gaan naar een kwaliteitsmanagementsysteem.”

“Het allerbelangrijkste was de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van het nieuwe systeem. Iedereen moest er direct mee uit de voeten kunnen. Een systeem van en vóór de gebruikers.”

De oplossing

“Andere systemen hadden wel veel mogelijkheden, maar niet de structuur waar ik naar op zoek was. Bij de demo van WoodWing Scienta zag ik direct de gebruiksvriendelijkheid, de mogelijkheid om documenten onderling te linken, en de bruikbare opbouw die ik zocht.”

In de oude situatie miste ik een goede structuur. Een kapstok waar je alles aan op kunt hangen. Scienta is niet alleen heel gebruiksvriendelijk maar heeft ook de opbouw die ik zocht. Je hoeft het bij wijze van spreken alleen nog maar in te vullen.

“Inmiddels staan de documenten en beschrijvingen die we hadden in Scienta. Notulen van het team, werkprocessen, protocollen, beleidsstukken; noem maar op. Ik heb Scienta bij de collega’s geïntroduceerd en iedere maand staat het op de agenda van het teamoverleg. Dan bespreken we wat mensen hebben ontdekt, wat ze handig vinden, en wat er misschien nog mist.”

“Naar mijn idee werkt de introductie van zo’n systeem het beste wanneer je er gewoon mee aan de slag gaat. Dan zie je vanzelf waar je tegenaan loopt en vooral ook welke voordelen het systeem voor jou heeft. Dat is uiteindelijk de grootste motivatie om ermee te gaan werken.”

“Op die manier hebben we ook de audit voor het PRESO-keurmerk aangepakt. Door te beginnen met een pre-audit kregen we inzicht in waar we stonden en welke verbeterpunten er waren. Daar maak je een plan van aanpak voor en dat is gelijk weer input voor het jaarplan voor het volgende jaar.”

Het resultaat

“Doordat medewerkers weten waar alle informatie te vinden is, staan alle neuzen dezelfde kant op. Ze hoeven niet langer te twijfelen bij het beantwoorden van vragen van cliënten en hun familie. Hetzelfde geldt voor het auditproces: je hoeft echt niet alles uit je hoofd te leren. Als je iets niet weet, dan kijk je in Scienta.”

Ik kan alleen maar positief zijn. Ik vind het een gebruiksvriendelijk programma en de dienstverlening past zich aan ons als organisatie aan. De mensen van Scienta houden me scherp op momenten dat dat nodig is. Ik ben blij dat ik Scienta gevonden heb en ik kan het iedereen aanbevelen.

“De dag dat de auditoren voor het PRESO-keurmerk hier kwamen, waren we aanvankelijk wat nerveus. Je weet nooit precies wat je kunt verwachten. Al snel vertelden collega’s echter vol trots over de organisatie en hoe we dingen hebben georganiseerd. Voor mij was het ook heel fijn om te zien dat we allemaal al goed thuis zijn in Scienta. En misschien nog wel belangrijker: dat kwaliteit echt een onderdeel is van het dagelijkse werk, want dat is uiteindelijk waar je het voor doet. We waren blij verrast toen de auditoren ons tijdens het evaluatiegesprek al lieten weten dat we zonder meer in aanmerking kwamen voor het keurmerk.”

“Ik zie Scienta en het hele gebeuren rond kwaliteit als een levend iets. Het blijft altijd veranderen. Maar doordat het zo makkelijk in gebruik is, kost het je relatief weinig werk terwijl het veel gemak oplevert. Dat geldt ook voor het toevoegen van reminders aan processen. Hierdoor weten we precies wanneer er iets moet worden aangepast en blijft alles actueel. Zo moet het zijn. Een kwaliteitsmanagementsysteem is een middel om de kwaliteit te verbeteren, maar het is geen doel op zich.”

“Ik kan alleen maar positief zijn. Ik vind het een gebruiksvriendelijk programma. De ondersteuning die je krijgt, verloopt via dezelfde contactpersoon die hier ook op locatie is geweest. Het is allemaal heel erg gericht op jou als individu, en je organisatie. Je hebt bijvoorbeeld geen standaard welkomstprogramma waarbij je wordt overladen met informatie die je gelijk weer vergeet.”

“De service past zich aan ons aan, maar wel op zo’n manier dat je het gebruik van het systeem niet kunt laten versloffen. Ze houden me scherp op de momenten dat het nodig is. Ik vind het een hele fijne samenwerking en ben blij dat ik Scienta gevonden heb. Ik kan het iedereen van harte aanbevelen.”

De volgende stap

“Uiteindelijk wil ik de mogelijkheden van Scienta ook in gaan zetten voor mezelf. Ik hoorde bijvoorbeeld dat je in Scienta een jaarplan kunt maken, met je visie en missie als aparte documenten maar wel gelinkt. Dat linken en verbinden, daar zie ik nog veel mogelijkheden voor het verder optimaliseren van het systeem voor onze organisatie.”