Succesverhaal – VIVISOL

De uitdaging

“Ons uitgangspunt was dat we onze dienstverlening zo willen organiseren dat het structureel kan meegroeien met de verwachtingen van de klant. Bovendien willen we de kennis die in de hoofden van collega’s zit, centraal kunnen vastleggen en beschikbaar stellen aan de organisatie. Het kwaliteitsmanagementsysteem dat we hiervoor zochten, moest meer kunnen dan alleen informatie beschikbaar stellen. We waren op zoek naar een supergebruiksvriendelijk systeem dat teamleiders en medewerkers op alle vlakken ondersteunt en hen bovendien stimuleert om zelf met het onderwerp kwaliteit aan de slag te gaan.”

Alle processen en werkafspraken zijn met twee klikken boven tafel. Geen kladjes, geen stukjes informatie in e-mails, WoodWing Scienta is bij ons de basis.

“Elke collega is een belangrijke schakel in de processen van onze organisatie. We moeten allemaal beschikken over voor ons relevante informatie en de mogelijkheid hebben om zelf verbeteringen door te voeren. Denk aan het actualiseren van verouderde documenten, het verwijderen van niet-relevante informatie en het aanscherpen van procesbeschrijvingen. Zonder dat daarmee afbreuk wordt gedaan aan de opgezette informatiestructuur.”

De oplossing

“Tijdens het selectieproces stak WoodWing Scienta qua gebruiksvriendelijkheid met kop en schouders boven het maaiveld uit. Daarmee gaat het onderwerp kwaliteit ook veel meer buiten onze afdeling leven. Voorafgaand aan de eerste pilot hebben we met een aantal collega’s en seniors een informatiestructuur en een dashboard ontwikkeld en de nodige documenten klaargezet. Vervolgens konden de medewerkers van de afdeling trainingen zelf met het systeem aan de slag gaan. Via een feedback-button op de WoodWing Scienta startpagina konden zij op een laagdrempelige manier feedback, ideeën en problemen aan ons doorgeven.”

Met WoodWing Scienta houden we de kennis en documenten relevant en actueel en kan iedereen actief bijdragen aan het doorlopend verbeteren van de kwaliteit van onze producten en diensten.

“De kwaliteitsafdeling hield zich bezig met het faciliteren van de teamleiders en de teams zelf. De teamleider is de vraagbaak van de afdeling, waarbij men desgewenst op ons terug kon vallen. Dit gaf de kwaliteitsafdeling meteen de ondersteunende rol die we voor het eind van project voor ogen hadden en zorgde voor hoge adoptie van het systeem. Zo hebben we WoodWing Scienta afdeling voor afdeling uitgerold.”

Het resultaat

“De grootste eyeopener van de WoodWing Scienta implementatie? Dat de intensieve taak die voor ons lag achteraf mee bleek te vallen. De teamleiders en seniors zagen het belang en de voordelen van het systeem voor hun eigen afdeling en pakten echt hun rol op. De eerste fase van de implementatie kenmerkte zich door positiviteit, belangstelling en toewijding om de toegevoegde waarde van het nieuwe systeem met zijn allen te optimaliseren.”

“Met WoodWing Scienta ligt er een mooi fundament voor een stuk efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit. Elke medewerker kan gemakkelijk terugvinden wat de werkafspraken zijn en welke checks er nodig zijn voor je van start kunt met een bepaalde therapie of levering van een product. Doordat ik nu zie hoe processen verlopen, kan ik meedenken hoe we deze kunnen verbeteren en op die manier meer waarde toe te voegen.”

Met WoodWing Scienta kunnen we onze kernwaarden – betrokken, deskundig en ondernemend – in alle opzichten waarmaken.

“Met WoodWing Scienta leggen we onze bedrijfskennis op een gestructureerde manier vast, maar het is beslist geen statisch geheel. Elke medewerker kan via het systeem zelf wijzigingen en aanvullingen voorstellen, zonder de ‘klassieke’ stapels papier en rigide bureaucratische structuren. Dat houdt de kennis en documenten relevant en actueel en zorgt ervoor dat iedereen bijdraagt aan het doorlopend verbeteren van de kwaliteit van onze producten en diensten.”

De volgende stap

“Nu we meer en meer informatie via WoodWing Scienta beschikbaar stellen, is het ook tijd om het bijbehorende sociale intranet in te gaan zetten. Want we willen namelijk, naast het actief delen van kennis, ook een sociaal aspect toevoegen. Dit biedt een extra reden voor medewerkers om het kwaliteitsmanagementsysteem actief te blijven gebruiken, zelfs als ze er al vijf jaar werken en precies weten hoe hun werkinstructies eruitzien.”

“Naast het inventariseren van potentiële verbeteringen, willen we ook een plek gaan creëren om dingen samen te brengen die goed gaan. Successen, complimenten, best practices ter lering en inspiratie. Kwaliteitsmanagement is best een serieuze zaak, maar het moet natuurlijk ook een beetje leuk blijven.”