Succesverhaal – CuRe

De uitdaging

Angelique: “Naast de vastlegging vanuit wettelijke voorschriften en richtlijnen, hebben we ook te maken met het uitvoeren van registraties voor klanten. Op die manier kunnen we verantwoorden dat de producten die wij voor hen maken, volgens hun eigen richtlijnen zijn geproduceerd. Al met al heel veel gegevens die moeten worden vastgelegd.”

“Monsterlijsten, analyselijsten en overzichten – voor hetzij het researchgedeelte van ons bedrijf, of het productiegedeelte. Bij het laatste hebben we bovendien te maken met werk in ploegendiensten wat een centrale bron van informatie nog belangrijker maakt. Er was sprake van een wirwar aan gegevens die op verschillende systemen stonden of gewoon bij mensen op de eigen PC. Er was geen inzicht meer in wie wat precies had ingevuld, wat controle op het volgen van de juiste procedures lastig maakte.”

“Dat leidde soms zelfs tot storingen”, vervolgt Cynthia. “Als iedereen dingen op zijn of haar eigen manier doet, dan gaat het mis. Zelf het wiel uitvinden, dingen die verkeerd gaan – het kost allemaal veel extra werk en daarmee tijd. De gegevens voor de monsters van de pilotplant moeten bovendien telkens exact hetzelfde worden ingevuld. In Excel krijg je dat gewoon niet voor elkaar.”

“Wij hadden echt een goede tool nodig om ons te helpen alle informatie te organiseren en op een centrale plek voor iedereen beschikbaar te maken.”

De oplossing

Cynthia: “Hoe wij zijn begonnen met onze zoektocht naar een kwaliteitsmanagementsysteem? Door dit woord in te voeren op Google! Dan komt er een aantal spelers op het gebied van kwaliteitsmanagement naar voren waarvan we er uiteindelijk 5 hebben uitgenodigd om een demo van hun systeem te komen geven. WoodWing Scienta kwam daarbij over als het meest gebruiksvriendelijke systeem. Zowel wat betreft de frontoffice waar onze collega’s mee te maken hebben, als de backoffice waar Angelique en ik in werken. Daarnaast bood Scienta meer functionaliteiten dan andere systemen, zonder het complex te maken. Ook in de digitale formulieren die je zelf kunt maken, zagen we veel mogelijkheden.”

Als een collega iets zoekt en het staat niet in Scienta, dan kun je er gerust vanuit gaan dat het (nog) niet bestaat.

“Na de selectie van Scienta hebben we een paar maanden gewerkt aan het vullen van de backoffice. Toen bleek nog eens hoe enorm versnipperd de informatie was die we als ‘grondstof’ voor ons productieproces nodig hebben.”
Angelique: “Voor het importeren van ruwe data beschik je in Scienta over verschillende mogelijkheden, wat het werk wel makkelijker maakt. We hebben onder andere getest met het opstellen, aanpassen en samenvoegen van formulieren. Op die manier konden we zelf ervaring opdoen en kijken wat voor iedereen het handigst is.”

“Natuurlijk moesten de collega’s even wennen aan het nieuwe systeem, het zou gek zijn wanneer dat niet het geval was. We kregen veel vragen over ‘hoe zit dit’ en ‘kan dat misschien anders’ – zo kom je samen tot een goed werkend product. Dat is waar het uiteindelijk om draait: het moet werkbaar zijn voor de collega’s, anders gaat zo’n kwaliteitsmanagementsysteem nooit vliegen.”

Het resultaat

Angelique: “Wij kunnen Scienta absoluut aanraden aan anderen. Het is compleet, je kunt het inrichten zoals je zelf wilt en het is makkelijk en overzichtelijk in gebruik. Het heeft een hele goede zoekfunctie waarmee je ook in teksten zelf kunt zoeken. Ik kan het niet precies kwantificeren, maar ik weet dat we met Scienta echt enorm veel tijd besparen. Daarnaast scheelt het de frustratie van vroeger, toen we benodigde informatie uit SharePoint moesten halen.”

Als je gegevens makkelijk en consistent wilt vastleggen, dan zijn de Scienta formulieren jóuw tool.

“De Scienta formulieren zijn voor ons een uitkomst wat betreft de vastlegging van gegevens van bijvoorbeeld de proeven die worden gedaan, ook ’s nachts. Je kunt velden verplicht stellen waardoor je zeker weet dat je alle data krijgt die je nodig hebt. Daarnaast worden alle gegevens direct in de database vastgelegd.
Met de keuzemenu’s in de formulieren maak je het werk voor degene die ze in moeten vullen ook makkelijker en je voorkomt daarnaast fouten en inconsistenties in gegevensvastlegging. Dat maakt het filteren en analyseren van data ook gelijk een stuk effectiever.”

Cynthia: “Laatst hadden Angelique en ik een proefveiligheidsaudit om te kijken waar we staan qua veiligheid binnen de organisatie. De persoon die met ons meekeek was gelijk enthousiast over hoe overzichtelijk en professioneel alles nu in Scienta is vastgelegd. Het geeft veel meer dan voorheen de indruk dat we alles onder controle hebben.”

“Niet alleen de software zelf werkt prettig, dat geldt ook voor de samenwerking met de mensen van Scienta. Wij bèta-mensen zijn redelijk direct, we houden van korte lijntjes en schakelen snel – en wat blijkt: bij Scienta kunnen ze dat ook. Natuurlijk loop je bij de implementatie van een systeem tegen beperkingen aan, of gaan dingen anders dan je verwacht. Maar dan ga je daarover in gesprek en is het fijn om te merken dat de leverancier open staat voor onze suggesties, oprecht benieuwd is naar onze input en er ook concreet iets mee doet.”

De volgende stap

Cynthia: “Het voorwerk voor de ISO 9001 certificering is voor een groot deel nu wel gedaan. Gaan we straks echt aan de slag, dan willen we gebruikmaken van het gratis Scienta ISO 9001 Handboek. Hiermee zorgen we er vanaf het eerste moment voor dat we alles goed hebben ingericht en direct kunnen doorlinken naar documenten die al in Scienta staan.”

Ga zelf gewoon aan de slag met hoe jij denkt dat het zou moeten zijn. Scienta helpt je verder met wat wel en niet kan en gaat altijd samen op zoek naar de mogelijkheden.

“We willen in de toekomst meer gaan werken met labels, ook in het kader van diverse audits. Op die manier zorg je ervoor dat je met één druk op de knop alle documentatie over willekeurig welk onderwerp direct bij de hand hebt.”

Angelique: “Het geeft rust om te zien dat we met nu al zoveel meer grip hebben op wat anders een informatiechaos zou zijn – met Scienta wordt Big Data in alle opzichten behapbaar.”