Succesverhaal – AED-Partner

De uitdaging

Hans: “Het eerste wat mij opviel toen ik in 2018 aan de slag ging bij AED-Partner, was de enorme versnippering van documenten binnen het bedrijf. Medewerkers die informatie op hun eigen pc hadden opgeslagen, data die op een van de vele netwerkschijven stond verstopt of ergens in een inbox bleef hangen. Als je iets zocht dan was het in veel gevallen niet te vinden en als je het wél kon achterhalen, dan wist je nooit zeker of de informatie nog actueel was.”

“Nu beschikte AED-Partner over elke denkbare SharePoint-licentie om documenten in de organisatie te kunnen beheren. Maar met mijn IT-achtergrond weet ik uit ervaring dat je ongelofelijk veel tijd en geld verder bent voor je SharePoint up & running hebt in een voor jou werkbare vorm. Hetzelfde geldt voor het aanmaken van nieuwe gebruikers en het toekennen van de bijbehorende rechten. Dat was de reden dat ik op zoek ging naar een documentmanagementsysteem waarmee ik meer waar zou krijgen voor mijn geld.”

WoodWing Scienta is plug & play. Of je nu beheerder bent of gebruiker, je vindt heel snel je weg.

De oplossing

“In de zoektocht die volgde, kwamen we al snel uit bij WoodWing Scienta. Deze softwareoplossing is bijzonder gebruiksvriendelijk en biedt eindeloos veel mogelijkheden, zoals een krachtige zoekfunctie. Dit zorgt voor een uitstekende prijs-kwaliteitsverhouding.”

“We wisten precies wat we nodig hadden en met die informatie in ons achterhoofd hadden we de inrichting van WoodWing Scienta binnen een maand voor elkaar. De volgende stap was het vullen van het systeem met documenten en informatie. Daarvoor moesten we alle informatie uit de organisatie achterhalen, de versies checken en opschonen. Een tijdrovende klus, maar wel een voorwaarde om het systeem goed te kunnen gebruiken.”

“We zetten WoodWing Scienta nu in voor alle technische documentatie, procesbeschrijvingen, de interne nieuwsbrief en voor het linken van documenten die op onze website en in onze webshop staan. Van uitleg over de urenregistratie en producthandleidingen tot het invoeren van orders en het oplossen van een bepaalde foutcode: WoodWing Scienta is multi-inzetbaar en geeft je antwoord op al je vragen.”

Toen ik zag wat je met WoodWing Scienta kunt en wat het kost, hoefde ik niet langer na te denken en gingen we er volop mee aan de slag.

Het resultaat

“Wat we vroeger niet konden en nu wel? Iemand vertellen waar ze informatie of documenten kunnen vinden! Het maakt niet uit wat je zoekt, WoodWing Scienta is het toverwoord voor elke gebruiker. Het snel kunnen achterhalen van gegevens die je nodig hebt én zeker weten dat de informatie actueel is, scheelt bergen tijd en frustratie. Een ander voordeel is dat het samenwerken met WoodWing Scienta eenvoudiger is.”

“WoodWing Scienta is intuïtief in gebruik, het kost gebruikers weinig moeite om hun weg te vinden in het systeem. Nieuwe medewerkers krijgen van mij een link naar een paar online video’s waarin de basis van WoodWing Scienta wordt uitgelegd. Vervolgens kunnen ze er zelf probleemloos mee aan de slag.”

WoodWing Scienta is heel gebruiksvriendelijk, zowel vanuit het perspectief van de beheerder als de gebruiker. Bekijk een online video en je kunt ermee aan de slag.

De volgende stap

“Nu we WoodWing Scienta succesvol gebruiken als documentmanagementsysteem, is een volgende stap om het ook in te gaan zetten als kwaliteitsmanagementsysteem. Een van de andere bedrijven binnen de groep ging ons wat dit betreft al voor en zij hebben onlangs een zware audit met vlag en wimpel doorstaan. Procedures, werkwijzen, versies – WoodWing Scienta maakt alles inzichtelijk en laat onweerlegbaar zien dat je organisatie werkt volgens de gestelde normen en richtlijnen.”

“De kracht van WoodWing Scienta als een systeem ten behoeve van kwaliteitsmanagement is daarmee wat ons betreft bewezen. We moeten nu alleen nog intern de tijd vrijmaken die nodig is voor de vertaalslag van de wet- en regelgeving naar de praktijk van ons bedrijf.”