Hoe zet je de eerste stappen naar beter kwaliteitsbeheer?

Het (h)erkennen van efficiëntieproblemen

Je kent vast het gevoel: het is weer tijd voor een audit en niemand weet zeker welke versie van het werkproces nu eigenlijk in gebruik is. Je zoekt een half uur naar een document dat ‘ergens in die map’ moet staan. Medewerkers improviseren omdat de officiële procedure onduidelijk of verouderd is. En ondertussen stapelen de meldingen, afwijkingen en verbeterpunten zich op.

De vraag is simpel: hoeveel tijd verspillen we aan chaos? En belangrijker nog: wat levert het op als we die verspilling terugdringen? We laten je zien hoe je omslachtige processen herkent, aanpakt en omzet in beter kwaliteitsbeheer. Zónder grote investeringen, maar mét concrete stappen die je morgen al kunt zetten.

Wat is ‘verspilling’ in kwaliteitsbeheer?

Verspilling is alles wat tijd en energie kost zonder waarde toe te voegen aan je kwaliteitsdoelen. Het zit vaak verstopt in dagelijkse werkroutines. Herken je deze vijf vormen?

• Zoeken naar documenten – medewerkers spenderen gemiddeld 20% van hun werktijd aan het vinden van informatie. Verspreid over mappen, e-mail, gedeelde schijven en verschillende systemen.
• Dubbel werk – dezelfde gegevens worden op meerdere plekken bijgehouden. Checklists worden opnieuw gemaakt omdat niemand weet dat ze al bestaan. Processen worden parallel gedocumenteerd in Word, Excel en op papier.
• Handmatige checks en overdrachten – informatie wordt handmatig overgetypt, gecontroleerd en doorgegeven. Elke overdracht is een risico op fouten en vertraging.
• Versieverwarring – niemand weet zeker welke versie van een procedure, formulier of template de actuele is. Oude versies blijven circuleren en leiden tot inconsistente werkwijzen.
• Wachten op approvals – documenten liggen stil omdat het niet duidelijk is wie ze moet goedkeuren, of omdat de reviewcyclus onduidelijk of te lang is.

De impact op kwaliteit

Verspilling lijkt op het eerste gezicht misschien een efficiëntieprobleem, maar het is méér dan dat. De gevolgen op het gebied van kwaliteit zijn dan ook direct én meetbaar, zoals je in de volgende opsomming duidelijk kunt zien.

• Zoeken kost tijd → fouten nemen toe. Wie niet snel de juiste informatie vindt, improviseert. Dat leidt tot afwijkingen, inconsistente uitvoering en non-conformiteiten.
• Versieverwarring → auditstress. Als je tijdens een audit niet kunt aantonen welke procedure geldig is, of als medewerkers werken met verouderde instructies, ontstaan onduidelijkheden. En die kosten tijd, geld en vertrouwen.
• Dubbel werk → onduidelijk ownership. Als niemand weet wie verantwoordelijk is voor welk document, blijft niets actueel. Processen verouderen en verliezen relevantie, risico's worden niet bijgewerkt en verbeteracties verdwijnen in de chaos.
• Handmatige overdrachten → informatieverlies. Elke handmatige stap is een kans op fouten. Gegevens worden verkeerd overgenomen, details raken zoek en traceerbaarheid verdwijnt.

Kortom: verspilling ondermijnt je kwaliteitssysteem. Het maakt compliance lastiger, verhoogt risico's en frustreert je team. Je moet actie ondernemen om een zo hoog mogelijke kwaliteit van je product of dienst te garanderen.

De eerste stappen naar meer controle

Maak je niet meteen al te druk – je hoeft echt niet alles tegelijk aan te pakken. Begin klein, meet het effect van je ingreep en bouw vervolgens stap voor stap verder. Hier zijn zes concrete acties die je vandaag in gang kunt zetten om je kwaliteitsbeheer te verbeteren:

1. Maak een procesinventarisatie
   Breng in kaart welke processen, procedures en documenten er zijn. Het hoeft niet perfect, maak het compleet genoeg om overzicht te krijgen. Gebruik een simpele tabel of spreadsheet en noteer in ieder geval wat het is (proces, procedure of document), wie de eigenaar is, waar het staat en wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.
2. Wijs duidelijk ownership toe
   Elk document en proces moet één eigenaar hebben. Iemand die verantwoordelijk is voor actualiteit, kwaliteit en toegankelijkheid. Maak dit duidelijk zichtbaar.
3. Creëer één bron van waarheid
   Kies één centrale plek waar alle actuele documenten staan. Niet drie mappen, niet vijf systemen; één plek. Maak oude locaties read-only of archiveer ze. Communiceer de nieuwe werkwijze en handhaaf deze consequent.
4. Introduceer standaardtemplates
   Zorg dat iedereen dezelfde uitgangspunten gebruikt voor procedures, werkinstructies, risicoanalyses en formulieren. Dat bespaart tijd, verhoogt herkenbaarheid en maakt reviews eenvoudiger.
5. Stel een vaste reviewcyclus in
   Bepaal per documenttype hoe vaak het moet worden herzien (bijvoorbeeld jaarlijks, of na een incident). Plan reviews in en stuur herinneringen. Zo blijft je documentatie actueel zonder ad-hoc stress.
6. Meet met simpele KPI's
   Kies twee of drie indicatoren die je wil verbeteren (bijv. gemiddelde zoektijd, aantal verouderde documenten, doorlooptijd van een wijzigingsverzoek of aantal auditbevindingen). Voer een voor- en nameting uit, en maak de voortgang zichtbaar voor je team.

Van chaos naar controle in de praktijk

Een middelgrote zorginstelling worstelde met versnipperde kwaliteitsdocumentatie. Procedures stonden verspreid over gedeelde mappen, e-mail en papieren mappen. Medewerkers gaven aan gemiddeld 30 minuten per dag kwijt te zijn aan zoeken. Audits leverden steevast bevindingen op over verouderde instructies.

De kwaliteitsmanager startte met een procesinventarisatie en wees voor elk document een eigenaar aan. Vervolgens migreerde het team alle actuele documenten naar één centrale, doorzoekbare omgeving met duidelijke naamgeving en versiebeheer. Standaardtemplates werden ingevoerd en een jaarlijkse reviewcyclus ingericht.

Na zes maanden waren de resultaten meetbaar: de gemiddelde zoektijd daalde van 30 naar 8 minuten per dag. Het aantal auditbevindingen gerelateerd aan documentatie halveerde. En belangrijker nog: medewerkers gaven aan meer vertrouwen te hebben in de kwaliteit van hun werkprocessen. De investering? Vooral tijd en discipline – geen grote software-aanschafkosten.

Lees hoe Muller Zorg succes boekte met de inzet van WoodWing Scienta om hun interne processen te stroomlijnen en de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Begin vandaag met één proces

Van chaos naar controle, dat gaat niet vanzelf – dat kost moeite en inspanning. Maar het hoeft ook niet héél ingewikkeld te zijn. Begin met één proces, één document of één team. Maak ownership helder, creëer overzicht en meet het effect.

Elke stap die je richting minder verspilling zet, levert direct resultaat op: meer grip, betere compliance en hogere kwaliteit. En dat is precies waar je team en je organisatie behoefte aan hebben.

Je kan dit makkelijk zelf proberen. Plan deze week een korte verbetersessie met je team. Bespreek waar tijdverlies plaatsvindt en kies samen één concrete actie om mee te starten om dat tijdverlies tegen te gaan. Je zult merken dat ook kleine stappen wel degelijk een enorm verschil kunnen maken.